يلعب المساعدون الإداريون دورا مهما في المؤسسات من خلال إدارة وتنسيق المهام الإدارية اليومية. يسلط الوصف الوظيفي للمساعد الإداري الضوء على أهمية المهارات التنظيمية ومهارات الإتصال والقدرة على إدارة العديد من المهام المتنوعة. المساعد الإداري
يعمل المساعدون الإداريون على تقديم الدعم للمديرين والمسؤولين والرؤساء التنفيذيين من خلال أداء مجموعة من المهام الإدارية والمكتبية، وأيضا يتفاعلون مع مجموعة متنوعة من الأشخاص من العملاء إلى الإدارة العليا للشركة. يمكن الإشارة أيضا إلى هؤلاء المهنيين بإسم المنسقين الإداريين أو المتخصصين الإداريين. مهام المساعد الإداري
1. التواصل
يساعد المساعدون الإداريون المشرفين على التواصل مع الموظفين والعملاء حينما يعملون على الرد على المكالمات الهاتفية وتنسيق المكالمات الجماعية وتحديث التقويمات وجدولة المواعيد والتحدث مع العملاء عبر الهاتف أو سخصيا، وأيضا الترحيب بالعملاء وضيوف المكاتب. مهام المساعد الاداري بالمدرسة. 2. التقارير والرسائل وجداول البيانات
بعد إعداد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات من مسؤولية المساعدة الإدارية. 3. إجراءات الترتيبات
عادة ما يكون إجراء ترتيبات السفر مهمة مخصصة للمساعد الإداري، وهذا يشمل العثور على أفضل وأرخص رحلة ثانية طيران أو إجراء حجر في فندق أو مطعم وبالتالي العمل كحلقة وصل مع مجموعة من الوكالات لتلبية طلبات المشرف.
- مهام المساعد الاداري في الجماعات المحلية
- مهام المساعد الاداري بالمدرسة
- كلا إذا بلغت التراقي - مع القرآن (من الأحقاف إلى الناس) - أبو الهيثم محمد درويش - طريق الإسلام
مهام المساعد الاداري في الجماعات المحلية
المساعد الإداري له دور هام في مساعدة الموظفين الجدد في الدورات التدريبية، ولابد أن يكون لديهم علم بالأعمال الإدارية والمكتبية المختلفة. يجب أن يكون المساعد الإداري ذو شخصية اجتماعية، لأن وظيفته تجعله يتعامل مع أنماط كثيرة من الشخصيات المختلفة، كما يجب أن يكون على دراية كافية بالتعامل مع الوقت وتنظيمه؛ فقد يكون له صلاحية التعامل مع أكثر من مشروع في نفس الوقت. يجب أن يكون له شخصية قيادية حاسمة، له القدرة على أخذ القرارات، وأن يعمل باستقلالية هو جزء من طبيعة وظيفته أيضًا. مهام المساعد الإداري بالجماعات الترابية. يستطيع التفريق بين الملفات المهمة التي يجب أن تبقى، وبين الملفات القديمة التي لابد من التخلص منها، ومتابعة البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن التعامل معها بشكل مباشر، والأخرى التي يجب إرسالها إلى الإدارة. يجب على المساعد الإداري أن يكون متمتعًا بحسن الكتابة، وجيد في التعبير؛ لأن في كثير من الأحيان يطلب منه الرد على الرسائل الإلكترونية، والعمل مع قاعدة بيانات معينة. اقرأ من هنا: أنماط القيادة الإدارية الفعالة
أهم مهارات المساعد الإداري
رغم أن معظم أعمال الإدارة تغطي مجموعة كبيرة من مسؤوليات عدة موظفين، ولكن يوجد بعض المهارات الخاصة الواجب توافرها في المساعد الإداري والتي يجب أن تكون واضحة في سيرته الذاتية، ويؤكد عليها في الحديث أثناء مقابلة العمل وهي:
يمكن القول بأن العمل داخل الإدارة هو من أكثر الوسائل ضمانة للعمل في أي مجال آخر؛ وذلك عن طريقة دراسة البيئة التي يعمل فيها الموظف الإداري، وعندها يمكنه معرفة معلومات كثيرة في مجاله وكيفية الوصول لأعلى المناصب.
مهام المساعد الاداري بالمدرسة
يوجد عدد من المهام التي يجب أن يقوم بها المساعد الإداري حسب الدليل الإجرائي، ويكون المسئول المباشر عن المساعد الإداري هو: وكيل المدرسة للشؤون التعليمية، ووكيل المدرسة للشؤون المدرسية، ويكون الهدف العام من وظيفة المساعد الإداري هو تقديم الخدمات الإدارية التي تساعد في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدارس، وتقديم يد المساعدة للعاملين فيها. واجبات ومسئوليات المساعد الإداري
1- يقوم المساعد الإداري باستلام وحفظ المواد والكتب المدرسية وغيرها في الأماكن المناسبة لها في المدرسة. 2- يقوم المساعد الإداري بإدارة أعمال المستودع في المدرسة وتنظيمها. 3- يقوم المساعد الإداري بتسجيل العهدة وتسليمها لكل العاملين في المدرسة، والقيام باستلامها في نهاية اليوم الدراسي. 4- يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الموظفين في المدرسة، ووضع كل المستجدات فيها أولا بأول. الوصف الوظيفي لمهنة مساعد مدير اداري – وظائف تنقيب. 5- يقوم المساعد الإداري بالمشاركة في أخذ الغياب والحضور وتأخر الطلاب عن المدرسة. 6- يقوم المساعد الإداري بمساعدة وكلاء المدرسة في الإشراف على الطلاب في الطابور الصباحي، وبين الحصص وأثناء الفسحة المدرسية. 7- يقوم المساعد الإداري بتبليغ أولياء الأمور إذا تأخر الطالب أو غاب عن المدرسة بأي من الوسائل المتاحة له.
- تقدم للمتدرب أهم الخطط والاستراتيجيات في مجال الخطط الإدارية الناجحة. - التعامل الأصح والتوجيه الجيد للإفراد وقيادتهم. وهناك الكثير من الدورات التدريبية للمساعد الإداري:
9- دورة الأعمال والإدارة مستوى 2:
10- دورة مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية المستوى 2:
11- دورة مايكروسوفت لمحو الأمية الرقيمة – أساسيات الكمبيوتر:
نستنتج مما سبق:
جميع الدورات التدريبية تصب في تطوير مهارات وخبرات المساعد الإداري من حيث الإدارة وتنظيم الأعمال المكتبية وتطوير طرق التواصل مع الناس والموظفين من زملاء وغيرهم، إضافة إلى إدخال الطرق الحديثة والتكنولوجية في جميع المهام وإدخال مهارات الحاسوبية أيضا من كتابة وترتيب العمل وتنسيق التقارير وإعداد محاضر وورشات عمل.
نسأل الله أن يسوقنا إليه ونحن مطمئنون للوقوف بين يديه، لا نجيب إلا بما يرضيه عنا جل وعلا.
كلا إذا بلغت التراقي - مع القرآن (من الأحقاف إلى الناس) - أبو الهيثم محمد درويش - طريق الإسلام
وَقَوْله: { وَالْتَفَّتِ السَّاق بِالسَّاقِ} اخْتَلَفَ أَهْل التَّأْوِيل فِي تَأْوِيل ذَلِكَ, فَقَالَ بَعْضهمْ: مَعْنَى ذَلِكَ: وَالْتَفَّتِ شِدَّة أَمْر الدُّنْيَا بِشِدَّةِ أَمْر الْآخِرَة. ذِكْر مَنْ قَالَ ذَلِكَ: 27653 - حَدَّثَنَا أَبُو هِشَام الرِّفَاعِيّ, قَالَ: ثنا مُعَاذ بْن هِشَام, قَالَ: ثني أَبِي, عَنْ عَمْرو بْن مَالِك, عَنْ أَبِي الْجَوْزَاء عَنِ ابْن عَبَّاس { وَالْتَفَّتِ السَّاق} قَالَ: الدُّنْيَا مِنَ الْآخِرَة شِدَّة * - حَدَّثَنِي عَلِيّ, قَالَ: ثنا أَبُو صَالِح, قَالَ: ثني مُعَاوِيَة, عَنْ عَلِيّ, عَنِ ابْن عَبَّاس قَوْله: { وَالْتَفَّتِ السَّاق بِالسَّاقِ} يَقُول: آخِر يَوْم مِنْ الدُّنْيَا, وَأَوَّل يَوْم مِنَ الْآخِرَة, فَتَلْتَقِي الشِّدَّة بِالشِّدَّةِ, إِلَّا مَنْ رَحِمَ اللَّه. * - حَدَّثَنِي مُحَمَّد بْن سَعْد, قَالَ: ثني أَبِي, قَالَ: ثني عَمِّي, قَالَ: ثني أَبِي, عَنْ أَبِيهِ, عَنِ ابْن عَبَّاس قَوْله { وَالْتَفَّتِ السَّاق بِالسَّاقِ} يَقُول: وَالْتَفَّتِ الدُّنْيَا بِالْآخِرَةِ, وَذَلِكَ سَاق الدُّنْيَا وَالْآخِرَة, أَلَمْ تَسْمَع أَنَّهُ يَقُول: { إِلَى رَبّك يَوْمئِذٍ الْمَسَاق}.
معني قوله تعالى و التفت الساق بالساق
الانسان من طبيعتة يحب الحياة و يتشبث فيها الى احدث لحظة من عمرة فعندما ياتية الموت تاتى معه سكرة الحق و هذا ما كان الانسان منه يحيد و لا يرغب فمجيئة و جاءت سكرة الموت بالحق هذا ما كنت منه تحيد حينها يشعر الانسان بقرب الموت و بانقضاء العمر و فراق الاحبة فيشعر الانسان فيه و ربما بلغ حلقومة و الناس من حولة ينظرون و الملائكة باسطو ايديهم و لكن من حولة لا يبصرون فلولا اذا بلغت الحلقوم و انتم حينئذ تنظرون و نحن اقرب الية منكم و لكن لا تبصرون. ومع غيبة الانسان عمن حولة فسكرة الموت ، وذلك المجهول الذي اصبح يحس فيه و يلمسة فحلقة و ضيف الموت المكرمون من حولة فانه يشعر بشيء احدث فساقة لا عهد له فيه كلا اذا بلغت التراقي و قيل من راق و ظن انه الفراق و التفت الساق بالساق ذلك مشهد من مشاهد الفراق نراة فحياتنا الدنيا بشكل مستمر.. مشهد يتكرر به العديد من العبر… مشهد نري به النفس ربما اتاها ضيف الموت المكرمون.. ولكل نفس مع الضيف حديث قويم لا تنفع به المداهنة و لا تجدى معه مواربة المواربين.. ولكن دعونا نري ما اجتهدة المجتهدون فتفسير تلك الايات ؟. والتفت الساق بالساق الى ربك يومئذ المساق. اقتباس من كتب التراث:
عن على بن ابي طلحة عن ابن طلحة عن ابن عباس انه قال التفت عليه الدنيا و الاخرة، اخر يوم من ايام الدنيا و اول يوم من ايام الاخرة فتلتقى الشدة بالشدة الا من رحم الله.. وقال عكرمة التف الامر العظيم بالامر العظيم.. وقال مجاهد التف البلاء بالبلاء.. وقال الحسن البصرى الساق اليمني اذا التفت بالساق اليسري ، وفى رواية ثانية =قال البيضاوى التوت ساقة بساقة فلا يقدر على تحريكهما، او شدة فراق الدنيا بشدة خوف الاخرة.