تتضمن الارشفة الالكترونية العديد من الأنشطة ، والعمليات التي من خلالها يتم ترجمة المستندات في شكل مادي إلى تنسيق إلكتروني من خلال اتباع بعض الخطوات اللازمة ، نجد أن المشكلات الرئيسية التي تواجهها الشركات هي الوقت القصير جداً الذي يتعين عليها أن تتصرف فيه بسبب الحاجة إلى التكيف مع التغييرات التي تحدث بشكل ديناميكي للغاية ، ومن خلال الأرشفة الإلكترونية يتم الوصول إلى الملفات ، والمستندات في وقت قصير جداً باستخدام محرك بحث متخصص ، ويمكن الوصول إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان ، حتى عن طريق استخدام الهاتف المحمول. [1]
أنواع أنظمة الأرشفة الإلكترونية
نجد أن أنظمة إدارة السجلات ، والملفات تتكون من عناصر ، وأنواع أساسية ، وهي:
أدوات لتصنيف السجلات ، هي عبارة عن فئات واضحة لا تحتاج سوى تسجيلات منشأة لطبيعة النشاط ، ويتم هنا تحديد السياسات ، والقوانين التي وضعت في أرشفة كل فئة من تلك الفئات ، حيث أن النظام سوف يقوم بشكل تلقائي بتطبيق تلك القوانين في كل سجل يتم الاحتفاظ به داخل كل فئة. أدوات لإنشاء السجلات، يتضمن ذلك مسح المستندات الورقية ، وربطها بأنظمة أخرى لكي يتم استرداد المعلومات المنفذة بشكل إلكتروني.
- نظام الأرشفة الإلكترونية
- الارشفة الالكترونية | المرسال
- طريقة ارشفة الملفات إلكترونياً - موضوع
نظام الأرشفة الإلكترونية
العوده
الارشفة الالكترونية | المرسال
خامسا:وجوب تطوير الأداء بصفة مستمرة سواء للبنوك وغيرها من المؤسسات المالية لرفع مستوى الكفاءة التشغيلية لتقديم أفضل خدمة لعملائها، وخاصة أن الكثير من العملاء أصبحوا يطلبون خدمة رفيعة المستوى بتكلفة تنافسية، مستفيدين من المنافسة المتزايدة من المؤسسات. سادسا:دخول العديد من المؤسسات التجارية والاقتصاديات سوق الأعمال المصرفية ومن أهم الأمثلة في ذلك قيام بعض المحلات الكبيرة بتقديم خدمة لعملائها في صورة كوبون يستخدم عند التسوق فيها وبالتالي تقل الحاجة للتعامل مع البنوك. وبالتالي نستنتج أن تغير الظروف والأحوال (العوامل السابقة) يتبعه تغير الأدوات والوسائل التي تستخدم للتعامل معها، إذ لا يجوز استخدام وسائل تقليدية للتعامل مع ظروف ومستجدات لم تكن قائمة مثلما هو الحال فيما شهده العمل المصرفي خاصة والمالي عامة من تحولات وتغيرات لعل أهمها الصيرفة الالكترونية. الارشفة الالكترونية | المرسال. أهداف الصيرفة الالكترونية [ عدل]
أنها تعتبر وسيلة لتعزيز حصتها في السوق المصرفي، ولخفض التكاليف واتاحة المعلومات عن الخدمات التي يؤديها البنك دون تقديم خدمات مصرفية على الشبكةوحصول العملاء على الخدمات المصرفية وغير المصرفية في أي وقت وأي مكان.
طريقة ارشفة الملفات إلكترونياً - موضوع
7- التدقيق والفحص: وهي العنصر الأهم الذي يضمن أن يتم كشف أي عملية تزوير أو إحتراق أو أي تصرف غير مشروع قد يكون تم على السجلات التي تم أرشفتها فتقدم معلومات تفصيلية عن حركات المستخدمين في النظام بما فيهم مدراء النظام أو المسؤولين عنه. وأهم المناقع التي ستعود على أي منشأة من إمتلاكها لنظام لإدارة السجلات وإستراتيجية واضحة لذلك يمكن إجمالها بما يلي:
حماية المنشأة وذاكرتها بحماية المعلومات الخاصة بها. حفظ حقوق الناس. سهولة الوصول للمعلومات وبالتالي زيادة الإنتاجية حيث أن 40% من وقت الموظف يضيع في البحث عن المعلومات
تجنب فقدان أي معلومة قد يكون لها أهمية للمنشأة أو المجتمع. طريقة ارشفة الملفات إلكترونياً - موضوع. لكن هناك صعوبات أهمها:
1- قبول الموظفين لهاذ النوع من الأنظمة حيث ستواجه معارضة شديدة خصوصا في البداية وهنا أنت بحاجة الى التدريب ونقل المعرفة ليعلم كل واحد لماذا تم إيجاد هذا النظام إضافة الى توفير الأدوات المناسبة التي تساعد على إستخدام النظام وأهمها تكامل النظام المستخدم مع البرامج المكتبية الشائعة وواجهة إستخدام سهلة ونحو ذلك. 2- صعوبة حصر المعلومات التي يتوجب تسجيلها نظرا لتشعبها وهنا أنت بحاجة -إضافة الى توافر الأنظمة- الى أتمتة الأعمال داخل المنشأة فتقوم تلك الأعمال المؤتمتة بتسجيل وأرشفة السجلات تلقائيا عند إنتهاء المعاملة.
وصلات خارجية [ عدل]
بيانات
ملفات
قاعدة بيانات
بوابة تقنية المعلومات
إمكانية إضافة أو إلغاء بعض
الأيقونات على الشاشة حسب رغبة المستخدم. قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت
وورد, إكسل......
الخ) وأرشفتها كملفات
إلكترونية أو تحويلها الى صور والتعامل ومعها كصور مخزنة في نظام الأرشفة
الإلكترونية وكذلك إمكانية التعامل مع ملفات ذات إمتداد PDF (Acrobat)
وتحويلها الى صور ذات إمتداد TIFF. إمكانية نقل الصور وإعادة تنظيم المستندات وترتيب الصفحات
داخل المستند. إمكانية طباعة صفحات من المستند أو طباعة كامل المستند. ماهي الارشفه الإلكترونيه في المصارف. إمكانية تكبير وتصغير الوثيقة. إمكانية التحرك عبر صفحات
المستند/السجل, وكذلك إمكانية الذهاب الى صفحة مرقمة بشكل مباشر. تسمية مباشرة للمستندات أو
إمكانية الإستفادة من التسمية الأتوماتيكية التي يدعمها الأرشفة الإلكترونية. خيارات
البحث:
سهولة إنشاء بطاقات فهرسة تحتوي على حقول تدعم خيارات البحث
المتقدم بناء على نوعية الوثائق أو بناء على الجهات والادارات والاقسام والمستودعات. إمكانية تخصيص بطاقات الفهرسة
(القوالب) على مستوى المجلدات أو الوثائق. إمكانية إستخدام البحث
الأساسي أو البحث المتقدم حيث أن الفرق بينهما كما يلي:
إمكانية البحث عن كلمة داخل النص بعد معالجة الصور وتمييز النصوص ضوئيا حيث أن هذه
الخاصية تمكن المستخدم من البحث عن كلمة, كلمة أو كلمة, كلمة داخل جملة
إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (A0, A2, A3, A4, A8, Letter
وكذلك إمكانية التعامل مع
الخرائط الهندسية والمخططات.... الخ
يعمل النظام مع جميع أنواع الماسحات الضوئية,
ويدعم جميع أنواع المساندة للماسحات الضوئية (ISIS,
إمكانية التكامل والإستفادة من الباركود في عملية تصنيف المستندات أثناء عملية
المسح الضوئي.