يُساهم في تصنيف وفهرسة وترميز المحفوظات بكافة أشكالها، مع تجهيز المكان الملائم؛ لكي يتم الاحتفاظ بالمعلومات بشكل دقيق ومنظم، مع إحضار أي ملف منهم في أي وقت عند الحاجة إليه. في حالة وجود زيارات للمدير يقوم السكرتير التنفيذي بترتيب كافة الزيارات وحجز أماكن الإقامة والتذاكر، مع جمع كافة المعلومات المتعلقة بالسفر، وتجهيز وتنظيم المناسبات والاحتفالات المتنوعة، وبرنامج الفعاليات..
لابد من الإلمام ببرامج الحاسب الآلي، والتي سيحتاج إليها السكرتير التنفيذي خلال عمله، فيُمكنه الاستعانة ببرنامج الأكسيل، البوربوينت، الـ word، بالإضافة إلى ذلك لابد من معرفة التعامل مع برنامج ACCESS وهو المسئول عن إنشاء قاعدة بيانات للإدارة، وأيضاً لابد من الإلمام بالأسس الخاصة ببرنامج أوت لوك Out Look وهو البرنامج المسئول عن تنظيم المواعيد المختلفة بشكل دقيق. مهام السكرتير التنفيذي تجاه العاملين
من خلال السكرتير التنفيذي يتم إنهاء كافة الأعمال الإدارية المُتعلقة بشئون العاملين، فهو المسئول عن الآتي:-
تنسيق كافة الإجازات الخاصة بالموظفين. أهم المهارات والمواصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح. إعداد أي خطاب خاص بموظفين الإدارة. تنظيم وتجهيز أي عمل يتم القيام به من قبل العامل بشكل إضافي.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي – صناع المال
ومن هنا يمكنكم الإطلاع على: اسئلة في المقابلة الشخصية وإجابتها المثالية
صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي
مهام السكرتير التنفيذي
السكرتير التنفيذي من أهم الأفراد في أي هيكل إداري؛ نظرًا لأن الاعتماد عليه يكون كبير في إتمام مهام عدة، ويقوم بالمهام الهامة والحساسة في الإدارة، ومن هذه المهام:
معالجة البريد
استلام البريد يوميًا. عرض البريد المرسل على مدير المؤسسة. توجيه البريد تبعًا للاختصاص. تصوير البريد الآتي حسب درجة أهميته. توزع البريد على كل قسم خاص به. حفظ البريد الموجه لأي عميل. تسجيل أي بريد صادر. حفظ صورة من كل بريد صادر. إرسال أي بريد صادر. ومن هنا يمكنكم التعرف على: قصص نجاح العظماء والاستفادة من تخطيهم الصعاب
معالجة الاتصالات الهاتفية
إعداد دليل مخصص للعناوين والهواتف. استقبال جميع المكالمات الهاتفية الآتية. معرفة المتصل، ولما يتصل. تحويل الاتصال للجهة المتخصصة. إجراء الاتصال للمدير. تعرف على 4 من مهام السكرتير التنفيذي. تدوين جميع المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير. إعداد المراسلات
تحرير المواد المدونة. طبع المواد المحررة. إجراء تصدير لكل المراسلات الصادرة. تصوير الأوراق والمستندات المطلوبة. تصميم كل النماذج اللازمة للعمل.
تعرف على 4 من مهام السكرتير التنفيذي
• تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع تجهيز غرفة وطاولة الاجتماعات وترتيبها بشكل جيّد وحضور الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع، إلى جانب استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة، ليوزّع فيما بعد على المشاركين في الاجتماع للتوقيع عليه. • ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، ومن ثمّ تجهيز المعلومات المطلوبة بشكل دقيق، وترتيب الأوراق التي يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء موعده. • على السكرتير التنفيذي استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار، بالإضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها المؤسّسة. الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي – صناع المال. • عليه أن يقوم بترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في المؤسسة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وتجهيز الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر، مع إخبار الجّهة المستضيفة للمدير عن موعد وصوله ومكان إقامته، مع حرصه على متابعة جميع الأمور االازمة لحين وصول المدير إلى البلد المُستضيف، وفي حال طرأ أي تغيير أو إلغاء للسّفر وجب عليه إخبار الجهات المعنية بذلك.
أهم المهارات والمواصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح
أولا: فتح البريد: عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،
-افتح البريد فور وصوله ،
-افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،
-تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،
-اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،
-وزع البريد على من يهمه الأمر. ثانياً: كتابة المراسلات
-يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
جهز أوراقا لإعداد المراسلات،
- يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،
- يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،
- احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،
- يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية. ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
-لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له
من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت. -يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد. -يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة. رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
-خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
السكرتارية هي وظيفة يمكن أن يكون لها مجموعة من الواجبات حسب مكان عملها، لكن السكرتير بشكل عام مسؤول عن الحفاظ على سير المكاتب بسلاسة من خلال أداء مزيج من المهام الإدارية ومهام الإدارة ذات المستوى المنخفض. وعادةً ما يرد هؤلاء المهنيون على الهواتف ومراسلات البريد الإلكتروني وإدارة أنظمة الملفات؛ ويمكنهم أيضًا فرز البريد وتنظيم الاجتماعات وتنسيق الاتصالات بين المكاتب. وفي معظم الحالات يعتبر العمل «من المستوى المبتدئ» مما يعني أنه لا توجد مهارات خاصة أو مؤهلات تعليمية مطلوبة للنجاح. وعادةً ما يكون هناك مجال للتقدّم في هذا المسار المهني. وغالبًا ما يجد الأشخاص الذين يتمتعون بالكثير من الإمكانات أو الخبرة أنفسهم في خضم الترشح لوظائف مرموقة بشكل متزايد بأجور أعلى. وعادةً ما يتم تضمين وظائف المساعد الإداري والكاتب و المساعد الشخصي ضمن هذه المظلة. فكل هذه المناصب إدارية وكلها تركز عادة على الأعمال الورقية وإدارة المستندات الإلكترونية. أحد الاستثناءات الوحيدة هو مستوى الحكومة أو الوزراء الرسميين، مثل وزير الدفاع أو وزير الخزانة. وعلى الرغم من أن هذه الألقاب قد توحي بوظيفة ذات مستوى منخفض بحت، إلا أن المسؤولين في هذه الأدوار يكونون عمومًا على مستوى عالٍ جدًا ولا يقومون إلا بالقليل من الأعمال الإدارية أو الكتابية بأنفسهم.
-حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها. -حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية. -هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها. -أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة.
أفضل كريم للبشرة بعد التنظيف
بشرة المرأة مرآة جمالها، لذا تحرص المرأة على جمال البشرة ونضارتها، وكل هذا لا يبدأ إلا بوجه نظيف وبعد تنظيف الوجه تبدأ خطوات العناية بالبشرة وأهمها وضع كريم بعد تنظيف البشرة، ويعتبر أفضل كريم بعد تنظيف البشرة هو كريم نيفيا.
كريم تنظيف الوجه ولا
_ تهدئة البشرة الملتهبة عن طريق تجربة المرطبات اللطيفة (مثل Cerave ، وهو مفضل دائم للأمراض الجلد ية) ، أو كريم هيدروكورتيزون واحد بالمائة بدون وصفة طبية لبضعة أيام ، أو مضاد للهستامين عن طريق الفم غير مهدئ مثل Zyrtec إذا كان مرتبطًا بالحساسية. _ تناول الطعام للتغلب على الالتهاب، حيث تبين أن ما يتم تناوله قد يظهر على الوجوه، حيث تشير بعض الأبحاث إلى أن منتجات الألبان قليلة الدسم (منزوعة الدسم ، واحد بالمائة و اثنين بالمائة) ولكن ليست منتجات الألبان كاملة الدسم قد تترافق مع حب الالتهابات لدى المراهقين والبالغين الذين كانوا بالفعل مهيئين للإصابة. كريمات للعناية بالوجه من نيڤيا | العناية بالبشرة | نيڤيا الشرق الأوسط - NIVEA. ظهور الحبوب بعد تنظيف البشرة
هناك أسباب قد تؤدي إلى ظهور بثور وحبوب على البشرة منها على سبيل المثال:
_ تجربة علاجًا جديدًا لحب الشباب كل أسبوع تقريبًا، يمكن أن يؤدي هذا الأسلوب إلى تهيج البشرة، مما قد يؤدي إلى ظهور البثور. _ وضع دواء حب الشباب على البقع فقط، من المنطقي معالجة المنطقة المصابة فقط، لكن هذا الأسلوب يفشل في منع ظهور حبوب جديدة. ما يجب فعله بدلاً من ذلك لمنع ظهور حبوب جديدة، نشر طبقة رقيقة من دواء حب الشباب بالتساوي على البشرة المعرضة لحب الشباب.
يخترق واقي الشمس هذا بشرتك ويساعد على عكس أضرار أشعة الشمس مع إعطائها توهجًا ونضارة. كما أنه يمنع ظهور الشيخوخة المبكرة على جلدك من خلال توفير حماية فعالة من الأشعة فوق البنفسجية. المكونات الطبيعية للكريم تساعد على ترطيب بشرتك وحمايتها من التلف الناتج عن التلوث. مميزات المنتج مصنوع من مكونات طبيعية فقط خالي من السموم لا يحتوي على لون صناعي أو عطر يحمي من أضرار أشعة الشمس عيوب المنتج SPF به يمكن أن يكون أعلى من اللازم تكلفته عالية كريم O3+ Professional Whitening لتفتيح البشرة وحمايتها من أشعة الشمس 4- كريم O3+ Professional Whitening لتفتيح البشرة وحمايتها من أشعة الشمس يدعي المنتج أنه يقلل من فرط تصبغ ويعمل على حماية بشرتك من أضرار أشعة الشمس. أحسن كريم لتقشير الوجه - موضوع. كما أنه يعمل على تفتيح البشرة وتبييضها بشكل فعال. و يغذي البشرة ويرطبها. إنه مثالي لأولئك الذين يبحثون عن كريم للاستخدام اليومي. كما أنه مناسب لجميع أنواع البشرة. مميزات المنتج يحتوي على أكسيد الزنك مناسب لجميع أنواع البشرة يتم امتصاصه بسهولة من قبل البشرة وزنه خفيف يحتوي على SPF 30 عيوب المنتج يحتوي على PEG-100 كريم Lakmé Absolute Perfect Radiance Skin Lightening Day لتفتيح البشرة وترطيبها 5- كريم Lakmé Absolute Perfect Radiance Skin Lightening Day لتفتيح البشرة وترطيبها يساعد هذا الكريم اليومي على تنظيف البشرة والوجه ، كما أنه يعمل على تفتيح لون البشرة بشكل فعال ، فهو يحتوي على بلورات دقيقة وفيتامينات أساسية تساعد على تفتيح بشرتك وجعلها أكثر نضارة.