تاريخ ووقت الاجتماع القادم. ثانيًا: كتابة محضر اجتماع شركتك
فى الخطوة السابقة قمت بإعداد جدول أعمال محدد مسبقًا للاجتماع، يجب استخدام ذلك كمخطط تفصيلي لمحضر الاجتماع والانتباه للأمور التي تم ذكرها في جدول الأعمال وتضمينها في محضر الاجتماع. وفيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر اجتماع شركتك:
1. ركز دائمًا على الأساسيات
يركز الكثير من الأشخاص على الاجتماعات نفسها وأهدافها وينسون تمامًا أساسيات كتابة محضر الاجتماع، ما يؤدي إلى كتابة محاضر اجتماعات رديئة الجودة، لذلك عليك التذكر أن تركز على الأساسيات، وتشمل هذه الأساسيات ما يلي:
معلومات الاجتماع الأساسية: بما في ذلك اليوم والتاريخ في أعلى ورقة محضر الاجتماع، حيث أن هذا سيضمن أن كل شيء في محله وأن محضر الاجتماع يمكن التعرف عليه بسهولة من قبل زملائك في الفريق ورئيسك في العمل أو منظم الاجتماع. أسماء الحاضرين في الاجتماع: نعني بهذا أنه يجب عليك تضمين قائمة بكل من حضر اجتماعك، كما يجب عليك تضمين كل من يعمل أو متصل بمشروع أو موضوع معين يتعلق بالاجتماع، بالإضافة إلى من تم إخطاره بهذا الاجتماع. 2. ضمن الأشياء الهامة فى محضر اجتماع شركتك
يجب عليك تحديد الغرض الأساسي للاجتماع بمعنى أنه يجب عليك تضمين جميع المناقشات التي تم تناولها في الاجتماع فى محضر الاجتماع الخاص بك.
كتابة محضر اجتماع قصير
[٢]
كتابة النسخة النهائية للمحضر: بمجرد الانتهاء من الاجتماع ابدأ بكتابة النسخة النهائية للمحضر، لكي تضمن أنَّ كل ما حدث في الاجتماع ما زال حاضرًا في ذهنك، وتأكد من تسجيل جميع ما سبق ذكره وجميع الأحكام والاقتراحات بشكل واضح وموجز، ليتم بعد ذلك مشاركته مع جميع أعضاء المجموعة والاحتفاظ بنسخة في الأرشيف. [٤]
المراجع ^ أ ب Tatiana Morand (6/4/2020), " How To Write Effective Meeting Minutes (with Templates and Samples)", wildapricot, Retrieved 30/7/2021. Edited. ^ أ ب ت ث Kate Dagher (28/10/2020), "How to Write Meeting Minutes: Examples Best Practices", fellow, Retrieved 30/7/2021. ^ أ ب Vicky Oliver (8/12/202), "How To Write Minutes of Meeting Effectively (with Examples)", lifehack, Retrieved 30/7/2021. ↑ "Meeting Minutes", corporatefinanceinstitute, Retrieved 30/7/2021. هل كان المقال مفيداً؟ نعم لا لقد قمت بتقييم هذا المقال سابقاً ذات صلة
كيفية كتابة مسلسل
بيان زنداقي
07 فبراير 2022
في كل عام تقوم شبكات المحطات الفضائية بعرض العديد من المسلسلات الجديدة، والتي كانت قد بدأت جميعها على شكل نص...
كيفية كتابة تقرير عن حدث
من المحتمل أن تحتاج إلى كتابة تقرير عن حادثة أو فعالية ما خلال مسيرتك العملية أو الدراسية، ولمعرفة نسبة نجاح...
كيف أكتب مطلباً؟
هناء الوديان
19 ديسمبر 2021
تمرّ علينا بعض المواقف التي تحتاج منّا إلى كتابة خطاب لطلب شيء ما من شخص أو جهة معينة، كطلب لتعويض امتحان...
كتابة محضر اجتماع هو عمل
[٣]
توثيق خطوات العمل: من غير الممكن أنْ يتمكن كاتب المحضر من كتابة كل ما يقال في الاجتماع كلمة بكلمة، فقد يُجادل شخص ما لمدة خمس دقائق أنّّ سياسة ما مقترحة ليس صحيحة، فيكفي توثيق عدم موافقته وتحديد السبب بإيجاز، واجعل تركيزك على توثيق الخطوات العملية القادمة التي تم تحديدها والتي يجب اتباعها لتنفيذ القرارات والتوصيات والحلول، وهذا هو نتاج أي اجتماع مثمر وفعّال، ولذلك قم بكتابة الجهة المكلفة من المشاركين بالاجتماع بجانب كل مهمة يجب تنفيذها، والوقت المحدد لذلك، بحيث يقوم كل شخص بإنجاز المهمة الموكولة إليه للوصول بالنهاية إلى هدف المنظمة ككل. [٢]
كتابة الآلية المُتبعة في اتخاذ القرارات: من الأهداف الأساسية لكتابة محضر الاجتماع هو توثيق أي عملية تصويت تقوم بها المنظمة للتوصل إلى قرار بشأن أمرٍ ما، لذلك يجب توثيق ما تم التصويت عليه حرفيًا، وكتابة كل من عدد الأصوات الموافقة والرافضة والقرار النهائي الذي تم التوصل إليه. [٣]
إرفاق المستندات المطلوب تضمينها مع التقرير: آخر شيء يجب تضمينه هو المستندات التكميلية التي يجب عليك أنْ ترسلها مع محضر الاجتماع في تقرير الاجتماع، وهي عبارة عن أي مُستند تم استخدامه أو الإشارة إليه في الاجتماع والذي قد يكون من المفيد تضمينه لأعضاء الفريق، كسجل مشكلات، أو مؤشرات أداء رئيسية، أو تحديثات في مشروع.
كيفية كتابة محضر اجتماع
وهناك ايضا محضر المعاينة. في حالة وجود أي استفسار حول كتابة محضر اجتماع قصير جاهز 1443 ، نستقبل تعليقاتكم اسفل المقال عبر موقع فكرة. Mozilla/5. 0 (Windows NT 10. 0; Win64; x64; rv:53. 0) Gecko/20100101 Firefox/53. 0
كتابة محضر اجتماع جاهز
[١] خطوات كتابة محضر الاجتماع لكتابة محضر الاجتماع بشكل جيد قُمْ باتباع الخطوات التالية:
كتابة تاريخ ووقت عقد الاجتماع: أول ما يجب عليك كتابته في محضر الاجتماع هو تاريخ ووقت عقده، والهدف من ذلك هو أنْ يُعرف متى موعد عقد كل اجتماع، بحيث يكون من السهل الرجوع إليه وتتبع إنجاز ما ورد فيه، إذ بدون تاريخ لن يُعرف متى اتخذت القرارات الواردة فيه. [٢]
كتابة أسماء الحضور: بحيث تقوم بكتابة قائمة بأسماء المشاركين بالاجتماع، وأسماء الذين لم يتمكّنوا من الحضور، ففي حال كنت تعرف جميع مَنْ سيحضرون الاجتماع، يُمكنك كتابة اسم كل شخص منهم بمجرد وصوله، أو تجهيز قائمة بأسمائهم بحيث يقوم كل شخص بتأكيد حضوره بالتوقيع بجانب اسمه، وفي حال لم تكن تعرف الحضور، فيمكن أن يقوم كل شخص بالتعريف عن نفسه في بداية الاجتماع. [١]
كتابة الغرض من الاجتماع: من المهم جدًا أن تقوم بكتابة السبب وراء عقد هذا الاجتماع، مع الحرص على كتابته بشكل واضح ومُفصل، وسيكون ذلك مفيدًا لأي شخص لم يتمكن من حضور هذا الاجتماع، أو لأي شخص سيستخدم محضر الاجتماع لتغذية القرارات، أي إرجاع القرارات إلى مصدرها بهدف تقييمها أو تعديلها. [٢]
الاطلاع على جدول أعمال الاجتماع: بما أنَّ لكل اجتماع أسباب وراء عقده، فلا بدَّ من أنْ يكونَ لكل اجتماع جدول أعمال خاص به، يتضمن القضايا التي يجب مُعالجتها واتخاذ قرارات بشأنها وغالبًا ما تكون مكتوبة على نسخ ورقية أو إلكترونية بحيث يحصل كل شخص من المشاركين على نسخته في بداية الاجتماع، لذلك قم بالاتفاق مع منظم الاجتماع لصياغة جدول الأعمال ولتحديد وقتٍ محددٍ لكل بند من بنوده، وغالبًا ما يكون الاطلاع على محضر الاجتماع السابق هو البند الأول في جدول الأعمال، بحيث يتم متابعة ما تمَّ إنجازه مما اتُفق عليه في الاجتماع السابق.
طريقة كتابة محضر اجتماع
اكتب موعد انتهاء الاجتماع واستكمل جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وتأكد من حصولك على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها. المراجع
↑ "How to Take Minutes", wikihow, Retrieved 13-6-2018. Edited. ↑ "How to Write Meeting Minutes", meetingking, Retrieved 13-6-2018. Edited. ↑ "How to Write Meeting Minutes", meetingbooster, Retrieved 2018-6-13. Edited.
إذا كان أي شيء غير واضح ، فتحدث واطلب التوضيح على الفور حتى لا تضطر إلى الوخز بعد الاجتماع. لا تترك مجالاً للغموض. التقط النقاط الأساسية فقط. اكتب القرارات الرئيسية وبنود العمل بإيجاز ، وتأكد من عدم تفويت أي منها. سيكون لديك دائمًا وقت للعودة إلى ملاحظاتك عند الانتهاء من الاجتماع إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التفاصيل. 8 نصائح لإدارة اجتماعات فريق فعالة: إذا كنت تريد المزيد من النصائح حول إدارة اجتماعات رائعة ، فقد كتبنا دليلاً مخصصًا لمساعدتك.