يعد المال عصب المؤسسات، وسبباً رئيسياً في بقائها واستمراريتها، فالمؤسسات تحتاج إلى الأموال لإنشاء المشاريع وشراء الأصول المختلفة ودفع أجور العاملين ومتابعة الالتزامات الأخرى المترتبة على المؤسسة،
بحيث تهدف الإدارة المالية في المؤسسة الى ضبط التكاليف دون أن يؤثر على جودة المخرجات التي تخرجها تلك المؤسسة، وضبط التكاليف يكون إما من خلال ترشيد النفقات أو الاستغلال الأمثل للموارد، وأيضاً يؤدي الى تحقيق الاهداف من الإدارة المالية وزيادة أرباح وثروة الملاك في المؤسسة. ويعد برنامج " بي إم إس " من البرامج الرائدة في حساب ارباح وخسائر المؤسسات وضبط الايرادات والمصروفات ومن هنا يجب معرفة الفرق بين المخصصات والاحتياطات في المؤسسات واسباب تكوينها
أولا:المخصص:
هو كل مبلغ يستقطع من الإيرادات من أجل مقابلة إهلاك( النقص في قيمة الأصل) أو تجديد الأصول الثابتة أو مقابلة نقص في قيمة أي أصل من الأصول ، أو بهدف مقابلة التزام أو خسائر يمكن التعرف عليها ولا يمكن تحديد قيمتها بدقة. المخصصات:هي عبء على الإيرادات ، أي هي مصروفات يتم تكوينها لمواجه خسائر مؤكدة مثل: الإهلاك ، وخسائر غير مؤكدة مثل ديون مشكوك في تحصيلها ، وهذه المخصصات تظهر كمصروف في قائمة الدخل ، ويتم تكوينها بغض النظر عن نتيجة المنشأة من ربح أو خسارة.
الفرق بين المخصص والاحتياطي (مع مخطط المقارنة) - اعمال - 2022
كما أن المخصص يكون في الميزانية في ناحية الخصوم أو في ناحية الأصول منقوصا من الأصول الثابتة. لكن الاحتياطي فيكون في حساب توزيع الأرباح على اعتبار أن الاحتياطي استعمال الربح، كما أنه يكون في الميزانية من جهة الخصوم. فروق جوهرية بين المخصص والاحتياطي
المخصص يكون هدفه مواجهة الانخفاض في قيمة الأصول، أو مواجهة المسئوليات أو الخسائر، التي يكون من الممكن أن نتعرف عليها، ولكن لا نستطيع تحديد قيمتها بشكل دقيق. لكن الاحتياطي يقوم بتكوينه من أجل تدعيم المركز المالي للشركة، أو للعمل على تنفيذ السياسة الإدارية للشركة، أو للعمل على مساندة الدولة في تأسيس الموارد المالية اللازمة للشركة. المخصص يكون مصدره إيرادات المشروع القائم لكن الاحتياطي يكون مصدره أرباح المشروع سواء كانت هذه الإيرادات عادية أو رأسمالية. إذا لم يتم تكوين المخصص أو لم يكفي المبلغ المجمع، فإن ذلك يؤثر على نتائج المشروع القائم، ويعمل أيضًا على زيادة الأرباح وتحتوي على أرباح تكن متغيرة بنسبة قيمة المخصص أو بنسبة الانخفاض في القيمة. وعلى النقيض من ذلك فإن المبالغة في تكوين المخصص ينتج عنه قلة أرباح المشروع بعلو النسبة في قيمة المخصص وفى كل مرة فإن المخصص يقوم بالتأثير على نتائج أعمال المشروع.
انما المخصصات تكون لمواحهة خسائر محتملة او اي التزامات اخرى ويتم تكوينها سؤاء في حالة تحقيق ربح ام لا بعكس الاحتياطيات التي الشرط الاساسي تحقيق ربح لتكوينها. وتعتبر الاحتياطيات من حقوق الملاك وقد تكون وفقا لنصوص قانونية ملزمة بتكوينها مثل الاحتياطي القانوني, اما المخصصات فتكون وفقا لوجهة النظر الادارية والمالية وفقا لمقتظيات الحاجة اليها, والمخصصات غير معتمدة من الناحية الضريبية وتعاد للوعاء الضريبي اي تعامل معاملة الايرادات. ثانيا:الاهلاك والاستهلاك00 هناك من قال أنهما مصطلحان لمعني واحد وهو النقص الذي يحدث في قيمة الاصول نتيجة الاستخدام او مضي المدة او التقادم الفني وظهور المخترعات الحديثة. وساعد علي ظهور هذا المشترك في الالفاظ عدم وجود مراعاة للاصول العربية وعدم وجود معجم للمصطلحات المحاسبية والصحيح في القول أن هناك اختلاف وهو:الإهلاك هو قيمة ما يحمل على الفترة المالية لمقابلة إهلاك الأصول الثابتة. الإستهلاك هو قيمة ما يحمل على الفترة المالية لمقابلة إشتهلاك الأصول غير الملموسة والنفقات المرسملة والمؤجلة.