التوثيق والمعلومات
التوثيق الإداري
ويقوم مركز المعلومات والوثائق بجمع الوثائق الحكومية الإدارية ذات الصبغة التنظيمية وفقاً لما نصت عليه المادة الرابعة/ الفقرة الثامنة من نظام المعهد، حيث يقدم المركز خدماته المباشرة إلى المستفيدين سواءً على مستوى إدارات المعهد، وأعضاء هيئة التدريب والمتدربين، أو على مستوى الجهات الحكومية والقطاع الخاص وعموم الباحثين. كما يقدم المعهد خدماته التوثيقية من خلال بوابة إلكترونية تقدم خدمة الاستفسارات والاشتراكات عبر قاعدة بيانات إدارة المحتوى الرقمي "وثائق" والتي بلغت عدد الاشتراكات الرسمية فيها لأكثر من 100 جهة حكومية. كما يضم نشاط التوثيق الإداري إضافةً إلى ما سلف، الكثير من وثائق الوزارات والأجهزة الحكومية، التي لها علاقة تفسيرية أو تكميلية، أو ما كان منها يمثل نموذجاً أو حالة تكميلية بالوثائق السابقة، أو ما كان منها يمثل نموذجاً أو حالة إدارية أو قانونية يُحتذى بها.
مركز الوثائق والمحفوظات - الهيكل الاداري
Government Building Ar-Rawdah Save Share Tips 8 Photos 8 مركز المعلومات والوثائق (المرور) 8 Tips and reviews Employees are not professional عند النزول بالسيارة تربتك وتخليصها من الجمارك هل عليها غرامة في السعوديه عند تصقيط الوحات السلام عليكم اسال عن رقم هاتف للاستعلام عن خدمة العلاء فوضى وتعامل زفت فقط الاوراق تغير اللون والحوادث والله من الخياس متخصص لتصدير السيارات فقط، الدراجات الناريه مرور مربع. 8 Photos
أخر تحديث للموقع بتاريخ: الجمعة, 27 أغسطس, 2021 - 17:20
مجلة التنمية الإدارية بحضور نواب المدير العام ومدراء عموم الفروع وأعضا اللجنة العليا بالمعهد معالي مدير عام المعهد يدشن مركز المعلومات والوثائق وخدماته المعلوماتية وموقع مجلة «التنمية الإدارية»
7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك. 8. متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز. 9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد. 10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها. 11. الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه. 12. تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها. 13. تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجامعة. 14. الإشراف الفني على العمليات التي تعتني بالوثائق وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز. مجلة التنمية الإدارية بحضور نواب المدير العام ومدراء عموم الفروع وأعضا اللجنة العليا بالمعهد معالي مدير عام المعهد يدشن مركز المعلومات والوثائق وخدماته المعلوماتية وموقع مجلة «التنمية الإدارية». 15. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل. 16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها. 1-2:وحدة الوثائق متوسطة النشاط:
ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط برئيس المركز. تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.
1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك. 2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز. 3. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل. 4. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها للحفظ. 5. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل. 6. متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق. 7. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة. 8. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة. 11. تحديد الوثائق المعدة للتكشيف. 12. تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق. 13. إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز. 14. إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات. 15. تزويد الوحدات بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي. 1-3:وحدة الوثائق السرية:
ترتبط وحدة الوثائق السرية برئيس المركز.
التوثيق الإداري
مهام المركز كالتالي: التنسيق والتكامل مع الجهات المختصةبما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها. فهرسة ومسح، وتكشيف، وتصنيف، وترميز، وحفظ، وصيانة، وأتمتت وثائق قطاعات الجامعة، بما فيها جميع ما تنتجه الجامعة من معاملات صادرة و واردة ومطبوعات ونشرات، وذلك وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصّة بالوثائق. توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة لقطاعات الجامعة وفقاً لما تحدّده الأنظمة المنظمة لذلك. التنسيق مع الجهات المختصّة في الجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص. استلام جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للمركز، وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات الإدارية المختصة. التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل. الرصد التاريخي لنشأة الجامعة وأنظمتها ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية. العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها. متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قِبل الوحدات الإدارية في الجامعة. العمل مع الإدارات المختصّة في الجامعة لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها.
تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها ضمن ميزانية الجامعة السنوية. إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية. الرد على استفسارات المراجعين وتوجيههم. تنظيم المركز و وحداته وأهدافه والمهام
1 ـ رئيس المركز:
أ ـ الارتباط التنظيمي:
يرتبط رئيس المركز بوكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي. ب ـ المهام:
1. الإشراف على الأعمال الإدارية والفنية في المركز ووحداته التنظيمية، ومتابعتها. 2. استقطاب العناصر المؤهلة للعمل في المركز بالتنسيق مع الإدارات المختصّة في الجامعة. 3. تحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين في المركز بالتنسيق مع الإدارات المختصة في الجامعة. 4. تحديد متطلبات العمل من الأدوات والوسائل التقنية المتخصّصة والتنسيق مع الوحدات المختصة في الجامعة لتوفيرها. 5. العمل على تحسين مستوى أداء العمل والعاملين في المركز. 6. العمل على إحلال التبادل الإلكتروني محل الورقي، والتحقق من تنفيذ "الأرشفة" الإلكترونية و"الرقمنة". 7. تمثيل الجامعة أمام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات. 8. وضع الخطط التطويرية لأعمال المركز، واعتمادها من مدير الجامعة. 9. تبادل المعلومات والخبرات مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.