صفات السكرتير الناجح ، لا تصبح مبالغة إذا قيل بأن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها، فتلك الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة الممثلة في صاحب العمل أو الرئيس، وبين فريق العمل والموظفين، وهي التي تكون مطّلعة على الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي، كما أنها وظيفة عامة تتواجد في جميع المجالات تقريبًا بما فيه الاقتصادية والسياسية والهندسية والتجارية، ولأهميتها يستعرض موقع المرجع أهم صفات السكرتير الناجح. ما هي وظيفة السكرتير ومهامه
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري -كما يُطلق عليه- في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور، هذا بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات وترتيب المهام بحسب الأولويات، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين، وأيضًا الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها، وبما أنها وظيفة تحتاج إلى مهارات متنوعة سواء الشخصية منها أو العملية، فالسكرتير يجب أن يكون موظفًا جديرًا يحظى بخبرة واسعة في مجاله المهني.
- صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي - موقع مُحيط
- أهم المهارات والمواصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح
- صفات السكرتير الناجح – المحيط التعليمي
- تفسير قول الله تعالى: (كانوا لا يتناهون عن منكر فعلوه لبئس ما كانوا يفعلون)
- أهم أسباب صلاح المجتمع
- من الآية 78 الى الآية 81
صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي - موقع مُحيط
ومن هنا يمكنكم الإطلاع على: اسئلة في المقابلة الشخصية وإجابتها المثالية
صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي
مهام السكرتير التنفيذي
السكرتير التنفيذي من أهم الأفراد في أي هيكل إداري؛ نظرًا لأن الاعتماد عليه يكون كبير في إتمام مهام عدة، ويقوم بالمهام الهامة والحساسة في الإدارة، ومن هذه المهام:
معالجة البريد
استلام البريد يوميًا. عرض البريد المرسل على مدير المؤسسة. توجيه البريد تبعًا للاختصاص. تصوير البريد الآتي حسب درجة أهميته. توزع البريد على كل قسم خاص به. حفظ البريد الموجه لأي عميل. تسجيل أي بريد صادر. حفظ صورة من كل بريد صادر. إرسال أي بريد صادر. ومن هنا يمكنكم التعرف على: قصص نجاح العظماء والاستفادة من تخطيهم الصعاب
معالجة الاتصالات الهاتفية
إعداد دليل مخصص للعناوين والهواتف. استقبال جميع المكالمات الهاتفية الآتية. معرفة المتصل، ولما يتصل. تحويل الاتصال للجهة المتخصصة. إجراء الاتصال للمدير. تدوين جميع المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير. إعداد المراسلات
تحرير المواد المدونة. طبع المواد المحررة. إجراء تصدير لكل المراسلات الصادرة. تصوير الأوراق والمستندات المطلوبة. أهم المهارات والمواصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح. تصميم كل النماذج اللازمة للعمل.
أهم المهارات والمواصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح
ذات صلة كيف تصبح سكرتيراً ناجحاً صفات السكرتير الناجح
تنظيم مهام العمل
تعتبر القدرة على تنظيم المهام اليوميّة صفة مهمة، وأساسية للسكرتير الناجح، فيجب على السكرتير تتبع العديد من المهام، والمشاريع بشكل روتيني، مثل: جدولة الاجتماعات، والتعيينات، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، وإجراء ترتيبات السفر لمدير العمل ، والعديد من المسؤوليات الأخرى، إذ أن السكرتير غير المنظم يخلق حالة من الفوضى في المكتب، ويقوم بعرقلة العمل. [١]
امتلاك المهارات اللازمة للعمل
تشمل متطلبات منصب السكرتارية مهارات الكتابة الدقيقة، واستخدام جداول البيانات المحتلفة، ومعرفة استعمال بعض الأجهزة، مثل: الحاسوب، والفاكس، والطابعة، ويحتاج السكرتير أيضاً أن يمتلك القدرة على التعامل مع بعض البرمجيات التي تتطلبها الوظيفة ، والتي تُسَهل إنجاز العمل، وتجعله أكثر تنظيماً، بالإضافة إلى القدرة على إدارة الوقت بشكل جيد، والتعامل بأسلوب جيد، ولبق مع الآخرين، والحفاظ على سرية العمل. [٢]
الالتزام بمواعيد الدوام
يلتزم السكرتير الناجح بمواعيد العمل بشكل دقيق، فالحضور في وقت مبكر يمنح السكرتير متسعاً من الوقت للتحضير للاجتماعات، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني، والرد عليها، وغيرها من المهام، ويقوم السكرتير الناجح ، والذي يحرص على الالتزام بمواعيد العمل بحساب المدة الزمنية التي تلزمه للوصول إلى العمل كل يوم، وذلك لمعرفة المتوسط الحقيقي للمدة، وضبط التوقيت وفقاً لذلك.
صفات السكرتير الناجح – المحيط التعليمي
- أن يكون قادرا على التعبير وصياغة المراسلات وإيصال المعلومة بسلاسة. - أن يكون لدية مبادئ الترجمة وإيجاد المسميات والمصطلحات والتأليف. - أن يكون قادرا على نظم اللوائح الداخلية وتنظيم العمل وتطبيق النظام. - أن يجيد استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب الحديث. - أن يكون لدية روح الفريق بالعمل وكيفية اكتساب ولاء الموظفيــن. - أن يكون ملما بالمعلومات الفنية الإدارية العامة وطرق قياس الرأي العام. - أن يكون مطلعا على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة. - أن يكون قادرا على التعامل مع تنظيم الحجوزات والطيران والفنادق. - أن يكون قادرا على تحليل البيانات الإحصائية والمالية وتدقيقها. - أن يكون له القدرة على حفظ المعلومات وأرشفتها والرجوع إليها. - أن يقبل النقد البناء والمقترحات بصدر رحب يتفاعل مع الخبراء. - الالتزام بالمواعيد والصدق والإخلاص والأمانة في العمل ليكون مثالا وقدوة. - أن يكون لدية القدرة على الحصول على مصادر المعلومات العالمية والمحلية. - أن يكون قادرا على الإقناع والتفاوض والتسويق الإداري.
ان يكون تكون لع القدرة على التحدث بوضوح و استخدام اللغة المناسبة والمجاملات سواء مع الرئيس او المرؤوسين او الزملاء او الزوار و كذلك عدم التدخل في اختصاصات الزملاء في العمل. اما من الصفات العملية له فعليه ان يكون على قدر كبير من التاهيل حامل لشهادة تأهله لذلك المنصب و كذلك لديه قدر من الثقافة والاطلاع الواسع بتفاصيل العمل. ان يكون على علم بجميع قوانين المنصوص عليها في النظام الداخلي و القرارات والتشريعات. ان يكون ملما بمعلومات الكمبيوتر والبرامج المتعلقة به و كذلك ملما بالمعلومات الادارية الفنية وغيرها................ فمميزات السكرتير الناجح تكاد لاتحصر. اولا اشكرك علي الدعوة وتكمن مميزات السكرتير الناجح في الآتي:-
§ حسن المظهر. § أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس. § قوة الشخصية. § حسن التصرف. § قوة الذاكرة. § الالتزام بمواعيد العمل الرسمية. § المرونة في التفكير وحب التغير. § الإخلاص للرئيس وحبه للعمل. § هدوء الأعصاب. اتمام المهام الوظيفية الموكلة الية والتنسيق المتقن بين المدير وبقية الموظفين
القول في تأويل قوله: ﴿كَانُوا لا يَتَنَاهَوْنَ عَنْ مُنْكَرٍ فَعَلُوهُ لَبِئْسَ مَا كَانُوا يَفْعَلُونَ (٧٩) ﴾
قال أبو جعفر: يقول تعالى ذكره: كان هؤلاء اليهود الذين لعنهم الله="لا يتناهون"، يقول: لا ينتهون عن منكر فعلوه، ولا ينهى بعضهم بعضًا. [[انظر تفسير"انتهى" فيما سلف قريبًا ص: ٤٨٢، تعليق: ٢، والمراجع هناك. ]] ويعني بـ"المنكر"، المعاصي التي كانوا يعصون الله بها. [[انظر تفسير"المنكر" فيما سلف ٧: ٩١، ١٠٥، ١٣٠. ]] * * *
فتأويل الكلام: كانوا لا ينتهون عن منكر أتوه="لبئس ما كانوا يفعلون". وهذا قسم من الله تعالى ذكره يقول: أقسم: لبئس الفعل كانوا يفعلون، في تركهم الانتهاء عن معاصي الله تعالى ذكره، وركوب محارمه، وقتل أنبياء الله ورسله، [[انظر تفسير"بئس" فيما سلف ٢: ٣٣٨، ٣٩٣/ ٣: ٥٦/ ٧: ٤٥٩. ]] كما:-
١٢٣١٣ - حدثنا القاسم قال، حدثنا الحسين قال، حدثني حجاج، عن ابن جريج:"كانوا لا يتناهون عن منكر فعلوه"، لا تتناهى أنفسهم بعد أن وقعوا في الكفر. كانوا لا يتناهون عن منكر فعلوه. القول في تأويل قوله: ﴿تَرَى كَثِيرًا مِنْهُمْ يَتَوَلَّوْنَ الَّذِينَ كَفَرُوا لَبِئْسَ مَا قَدَّمَتْ لَهُمْ أَنْفُسُهُمْ أَنْ سَخِطَ اللَّهُ عَلَيْهِمْ وَفِي الْعَذَابِ هُمْ خَالِدُونَ (٨٠) ﴾
قال أبو جعفر: يقول تعالى ذكره:"ترى"، يا محمد، كثيرًا من بني إسرائيل="يتولون الذين كفروا"، يقول: يتولون المشركين من عَبَدة الأوثان، ويعادون أولياء الله ورسله [[انظر تفسير"التولي" فيما سلف من فهارس اللغة (ولى). ]]
تفسير قول الله تعالى: (كانوا لا يتناهون عن منكر فعلوه لبئس ما كانوا يفعلون)
ولعلَّ من أجلى الصور وأوضحها: الدَّمار الاقتصادي الذي يلحقُ المجتمعات المسلمة بسبب إهمال النهي عن المنكر في شأن الرِّبا، مما جرَّ على المجتمعات الإسلامية مآسي عظيمة من تفاقُم في المستويات المعيشيَّة والاقتصاديَّة، فيزيد الفقير فقرًا إلى فقره، ويزيد الغني ثراءً، فيصبِحُ المال دُولةً بين الأغنياء، وتسيرُ الأمَّة إلى هاوية الدَّمار البعيد. قال تعالى: (فَهَلْ يَنْتَظرُونَ إلا مثْلَ أَيَّام الَّذينَ خَلَوْا منْ قَبْلهمْ قُلْ فَانتَظرُوا إنِّي مَعَكُمْ منَ المُنْتَظرينَ) (سورة يونس: 102). ومن الآثار المترتبة على ترك الامر بالمعروف والنهي عن المنكر: الوقوع في الشهوات والإغراق فيها: فلا شكَّ أنَّ ترك الأمر بالمعروف والنَّهي عن المنكر هو سبب غرق أبناء المجتمع في الملذَّات والأهواء التي تقعدُ بهم عن معالي الأمور. كانوا لا يتناهون عن منكر. ومن الآثار المترتبة على ترك الامر بالمعروف والنهي عن المنكر – الإهمال في أخذ العدَّة: سواء أكانت عدَّة معنويَّة بقوة القلوب وشجاعتها، أو عدَّة ماديَّة محسوسة تجهَّز لمقاومة الأعداء؛ فإن الاستعداد لا يتقنُه ولا يلتفتُ إليه إلا أصحاب الهمم، المعرِضون عن السَّفاسف، أما صرعى الشَّهوات؛ فليسوا أهلاً لذلك؛ بل إنَّ مجرَّد الكلام عن الحرب يرعِبُهم؛ فضلاً عن خوض المعارك، وركوب الأهوال.
أهم أسباب صلاح المجتمع
مختصرًا مع تصرف بسيط. إذا تقرر هذا، فالواجب عليك التوبة النصوح من عمل المنكرات، والندم والعزم على عدم العود، مع الإكثار من الأعمال الصالحة،، والله أعلم. فالواجب على الإنسان إذا أمر بالمعروف أن يكون أول المبادرين، وإذا نهى عن منكر أن يكون أول المنتهين؛ وقد ذمَّ الله في كتابه العظيم من يفعل هذا فقال سبحانه وتعالى: {أَتَأْمُرُونَ النَّاسَ بِالْبِرِّ وَتَنْسَوْنَ أَنْفُسَكُمْ وَأَنْتُمْ تَتْلُونَ الْكِتَابَ أَفَلَا تَعْقِلُونَ} [البقرة: 44].
من الآية 78 الى الآية 81
إنَّ المودّة تقف في الجانب الثاني، أمَّا المعاملة فتقف في الجانب الأول، وذلك هو الخط الفاصل بين علاقات المودّة وعلاقات المعاملة، حيث يرفض الإسلام الأولى بين الكافرين والمؤمنين، ويوافق على الثانية بين مختلف الفئات، وذلك هو الإيحاء القرآني للمرحلة العمليّة الّتي يخوضها المسلمون في مواجهة الكفر بجميع أشكاله وألوانه، لتبدأ المجابهة الرافضة من الداخل لكلّ ما هو كفرٌ أو حركةٌ في اتجاه قوّة الكفر، لتتحول إلى موقفٍ حاسمٍ في ساحة الصراع. ـــــــــــــ
(1) الدر المنثور، ج:3، ص:125. (2) تفسير الميزان، ج:6، ص:84.
كَانُوا لَا يَتَنَاهَوْنَ عَن مُّنكَرٍ فَعَلُوهُ ۚ لَبِئْسَ مَا كَانُوا يَفْعَلُونَ (79)
«كانُوا لا يَتَناهَوْنَ» إعرابها مثل «كانُوا يَعْتَدُونَ» ولا نافية «عَنْ مُنكَرٍ» متعلقان بالفعل قبلهما «فَعَلُوهُ» فعل ماض وفاعل ومفعول به والجملة في محل جر صفة لمنكر «لَبِئْسَ ما» اللام لام الابتداء وبئس فعل ماض جامد للذم وما الموصولة فاعله وجملة «كانُوا يَفْعَلُونَ» صلة الموصول لا محل لها وجملة يفعلون في محل نصب خبر كانوا ، وجملة لبئس ابتدائية لا محل لها.