القدرة على إستخدام اللغة السليمة، والنقاش باسلوب بسيط وواعي. الأمانة والصدق في التعامل وحفظ المعلومات والأسرار. الذكاء وسرعة البديهة. أن تمتلك فن التعامل مع الناس والأعمال مع المشكلات. أن تتسم بحسن المظهر، فهو يعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل حيث أنها أول من تظهر على الزوار، فلابد من أخذ إنطباع جيد. القدرة على تنسيق وترتيب جميع المهام بصورة جيدة وفعالة. التحلي بالحكمة والصبر ويحتاج ذلك إلى عدم التسرع في الأمور بل إستعمال العقل والتفكير الواعي المنظم. القدرة على تحمل ضغوطات العمل والتعامل معها بذكاء. النشاط والحيوية والدوام على العمل. إحترام الآخرين بمختلف أنواعهم. الثقة بالنفس والقدرة على التواصل مع الآخرين. تميزها بمهارات معينة تساعدها على إنجاز الأعمال بسهولة ويسر. مهام وواجبات قسم شؤون الطلبة - Faculty of Education for Pure Sciences University of. تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه، فالسكرتارية لها تخصصات مختلفة فقد تكون قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية أو طبية. قد يهمك أيضًا: تعريف ادارة الاعمال وأشهر 7 أنواع لإدارة الأعمال
وفي هذا المقال قد وضحنا لكم مفهوم السكرتارية وأهميتها ومهامها في الشركة والمؤسسات، وأهمية التحلي بصفات حسنة والسلوكيات السليمة والفكر الواعي المخطط جيدًا حتى تستطيع إنجاز الأعمال ورفع كفاءة المؤسسة والتقدم بها للأمام وبالتالي رفع عجلة الإنتاج.
- مهام وواجبات قسم شؤون الطلبة - Faculty of Education for Pure Sciences University of
- المهام الوظيفية للسكرتارية - موقع مُحيط
- مهام السكرتارية التنفيذية - مجلة رجيم
مهام وواجبات قسم شؤون الطلبة - Faculty Of Education For Pure Sciences University Of
موسوعات المستشار الادارى المعتمدإشتــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرك الأن من هذا اللينك. 2010 Certified ISO 29990 ISO 9001. تعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة إذ يطبق السكرتير التنفيذي. Flag for inappropriate content. 971 4 4571801 E-mail. أمانة السر وتعرف بالأمانة والكتابة أو السكرتارية هي الجهاز الإداري المتخصص في أداء الاعمال المكتبية مثل اعداد المكاتبات والمراسلات والتقارير والحفظ والأرشفة بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات واعداد رحلات العمل. BOX 74693 Dubai United Arab Emirates Tel. احصل على شهادة تدريبية متخصصة في مجال السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب بانضمامك الى هذا البرنامج التدريبي فأنت ستصبح مؤهلا تماما للعمل في هذا المجال وهذا الدبلوم يهدف الى تأهيل المشاركين على اكتساب المهارات. Flag for inappropriate content. مهام السكرتارية التنفيذية - مجلة رجيم. 4- حضور الاجتماعات الدورية وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة.
تعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والجوهرية في الهيكل الإداري للشركات والمؤسسات، ويسمى الشخص الذي يقوم بمساعدة المدير في أداء ومتابعة وتنظيم العمل بـ (السكرتير أو السكرتيرة)، ومن متطلبات القيام بهذه الوظيفة أن يكون السكرتير حاصلاً على شهادة دراسية أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية، وذلك للقيام بالأعمال المكتبية بدقة وتركيز في الإنجاز، ويهتم السكرتير في تسجيل المعلومات، وكتم أسرار المدير والعمل، وفي متابعة إنجاز الأعمال الإدارية والمكتبية بشكل منظم ودقيق، مما يساهم في تقدم سير العمل وتوفير الوقت والجهد في الإنتاج، وسنقدم مهام السكرتارية التنفيذية خلال هذا المقال. واجبات السكرتير التنفيذي: الأعمال البريدية من استلام البريد اليومي وفرزه، والعمل على أخذ صور من البريد، ومن ثم عرضه على المدير المسؤول، ليقوم المدير بتوجيه البريد للموظفين وتوزيعه عليهم حسب اختصاص كل واحد منهم، والقيام بحفظ البريد، وتسجيل البريد الوارد والصادر. العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية: يهتم السكرتير التنفيذي في القيام بإعداد دليل يدّون به العناوين والهواتف الخاصة بالعمل من الشركات والعملاء، ويتابع الاتصالات الهاتفية التي ترد للمكتب، والتعرف على الجهة المتصلة والسؤال عن الغاية من الاتصال لتقديم الخدمة للمتصل، وفي حال كان الاتصال للمدير يقوم السكرتير بتحويل الاتصال إلى المدير أو إلى الموظف المختص، وفي حال قدوم مكالمات هاتفية خلال غياب المدير، على السكرتير تدوين تلك الاتصالات سواء من المتصل والموضوع، وأخذ الملاحظات اللازمة لاطلاع المدير عليها حال حضوره عليها.
المهام الوظيفية للسكرتارية - موقع مُحيط
ويكون للسكرتير المتخصص أهمية كبيرة للمنشآت التي تعلم بأنها ستكون بصدد قضايا وأمور كثيرة متعلقة بمجال معين، فيُحتم عليها تعيين السكرتير المتخصص وتوكيله بأي مهام تتعلق بهذا المجال ليقوم بإنجازها نيابة عن الإدارة. ولكن فوق ذلك فهو لا يترك المهام العامة والأساسية التي نجدها في السكرتير العام، وإذا كانت المنشأة تستعين بسكرتير واحد فقط هو السكرتير المتخصص، فمهامه الوظيفية ستشمل جميع ما ذكرناها في السكرتارية العامة بالإضافة إلى المهام المرتبطة بمجاله. بالرغم من تشابه المهام الخاصة بهذا النوع من السكرتارية مع السكرتارية العامة إلا أنها تتناقض معها في نطاق خدمة السكرتير. ففي حين أن السكرتير العام كما أشرنا يلتزم كذلك بمتابعة وإشراف باقي أقسام الشركة، فالسكرتير الخاص غير ملزم بذلك بشكل افتراضي (لأنه قد يحصل على أوامر محددة بذلك)، فالسكرتير الخاص ملزم بتطبيق كامل مهامه ولكن فقط الخاصة بمديره المباشر وليس لأي احد أخر، ويكون ملازماً دائماً له وعليه أن يتوافق تماماً مع شخصيته وطباعه. وعادة ما يكون السكرتير الخاص شخصية موثوقة تماماً من قبل. مديره
القدرة على إدارة الوقت وتنظيم جداول المقابلات والاجتماعات
ذاكرة حسنة تمكنه من الاحتفاظ بأي معلومات شفهية لتبليغها لاحقاً
امتلاك مهارات تنظيمية جيدة لحفظ وأرشفة الملفات
دقة الملاحظة وسرعة البديهة للتعامل في المواقف الحرجة
شخصية قوية وقيادية وموثوقة
مهارات استخدام أجهزة الكمبيوتر والمهارات اللغوية
إذا كنت تبحث / تبحثي عن وظيفة سكرتير/سكرتيرة فيمكنك التقديم على الوظيفة المناسبة إليك من خلال قسم وظائف سكرتارية في موقع تنقيب ويمكنك تسجيل بياناتك من هنا
أما إذا كنت صاحب عمل وتبحث عن سكرتير مثالي وكفئ لشركتك فيمكنك تقديم بيانات شركتك و التسجيل في موقع تنقيب كصاحب عمل
تحديد الرسائل والزوار وإتصالاتهم ويحولها إلى جهه الإختصاص. تنظيم الأعمال الإدارية مثل السجلات والشئون المالية للإدارات. التدريب والإشراف على الموظفين المبتدئين. القيام بإعداد الجداول للإجتماعات وتنسيق وتجهيز كل الأوراق والمستندات التي تخص موضوعهم. إجراء العروض التقديمية المتعلقة بالأعمال وتحرير وطباعة الخطابات. حفظ السجلات وجميع الأعمال التي تخضع للمراجعة الداخلية. كتابة التقرير الأسبوعي لتوضيح ما تم إنجازه وما تم تأجيله. تقوم بتوجيه الدعوة للمشاركين في الإجتماعات. التأكد من أن جميع الأجهزة صالحة العمل وفي حالة وجود عطل معين يطلب مسئولي الصيانة. إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام والمدير التنفيذي. الرد على المكالمات والقيام بتحويلها للجهة المعنية. إعداد المراسلات المطلوبة. أسباب الاستعانة بالسكرتارية
بالرغم من المهام والمزايا التي يتم الحصول عليها ووضع السكرتارية، من الممكن لهم مواجهة بعض الصعوبات خاصة في المؤسسات الكبرى التي بها نظام إداري صارم، حيث تختلف درجة تأثير المشكلات على إختلاف أنواعها ومن بينهم التالي:
عدم وضع الخطط السليمة والصحيحة للعمل. وجود أكثر من جهة إشرافية وكلًا منها برأي معين.
مهام السكرتارية التنفيذية - مجلة رجيم
كيف ومتى بدأت مهنة السكرتارية؟ المهارات التي تحتاجها مهنة السكرتارية لماذا يحتاج العمل إلى وجود "سكرتارية" المهام الأساسية لطاقم السكرتارية كيف ومتى بدأت مهنة السكرتارية؟ قد يظن البعض أن الإلتحاق بمجال عمل مثل مجال " السكرتارية " أمراً سهلاً، وأنه عمل لا يحتاج إلى مهارات شخصية وعلمية كبيرة، وقد يقلل البعض من أهميته، ربما يأتي ذلك من عدم معرفة ماهية المهنة ومتطلباتها، وهذا ما سنقوم به في هذا المقال.. لكن دعونا فى البداية نُلقي نظرة على تاريخ بداية هذه المهنة. بدأت مهنة "السكرتارية" مع بداية الثورة الصناعية في أوروبا، حيث ظهرت الحاجة إلي أشخاص لهم القدرة على القراءة والكتابة للقيام بنقل وإدارة المعلومات، ولكن كان الشرط الأساسي الواجب توافره فيهم هو حفظ تلك المعلومات بكل سرية ومصداقية. لذا نجد أن كلمة "سكرتارية" هى كلمة مُعربة أصلها في اللغة الإنجليزية "secret" والتي تعني السر، لذا بدأت أهمية هذه المهنة من هذا المنطلق وهو إدارة المعلومات ونقلها بسرية تامة. المهارات التي تحتاجها مهنة السكرتارية أما الآن فإن معرفة القراءة والكتابة والإتصاف بالمصداقية ليست فقط المهارات المطلوب توافرها في الأشخاص الراغبين في الحصول على تلك المهنة، فكل الشركات الآن تتعامل بأنظمة إدارية دقيقة وتعتمد على أنظمة التكنولوجيا والذكاء الإصطناعي في نقل بياناتها، لذلك لابد أن تتوافر في أفراد السكرتارية الشروط الآتية:- القدرة على التعامل مع أنظمة الحاسب الآلي وكل التطورات التي تلحق بها.
وتضطلع اليابان أيضا بمهام السكرتارية باعتبارها نقطة الاتصال في مجموعة موردي المواد النووية. وإضافة إلى ذلك، مطلوب وظيفة سكرتير يجيد لغتين من فئة الخدمات العامة)الرتب اخرى(للقيام بمهام السكرتارية وتقديم الدعم اداري. In addition, one new post is requested for a bilingual secretary (General Service (Other level)) to perform secretarial duties and provide administrative support. ويقوم رئيس القسم)ف - ٥(بالتخطيط واشراف، بينما يضطلع موظف من فئة الخدمات العامة بمهام السكرتارية وغيرها من مهام امم المتحدة. The Chief of Section (P-5) provides planning and supervision and one General Service post provides secretarial and other support functions. ويقومون حاليا بإنجاز طائفة واسعة من المهام السكرتارية والإدارية، وكفالة تدفق المعلومات على نحو فعال في المكاتب وفيما بينها، وتجهيز المراسلات والتعامل مع عدد من المكاتب والجهات الخارجية. They now fulfil a broad range of secretarial and administrative functions in ensuring an effective information flow within and among offices, processing of correspondence, and interacting with a variety of offices and external contacts.