دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب – تبدأ 20 ابريل 2022 يقدم المعهد العلمي الإداري للتدريب دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب وذلك بشهادة معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني مقدمة عن مهام السكرتير التنفيذي و مدير المكتب: تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء اقرأ المزيد…
تقرير عن السكرتارية
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي: هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة. وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة. ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات. بحث عن السكرتارية. ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم. وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية:
1- مركزية السكرتارية
2- لامركزية السكرتارية
3- الجمع بين المركزية واللامركزية أنواع السكرتارية أولا: السكرتارية العامة:
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره. ثانيا: السكرتارية الخاصة:
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله.
بحث عن السكرتارية
وهي تمثل المعاونات
والخدمات التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز
عمله. كتحرير المراسلات وإعداد التقارير ، والإتصالات الهاتفية والكتابة ، والنسخ
، والتصوير ، إستقبال الزائرين ، تنظيم الإجتماعات ، تلخيص المقالا والتقارير
المطولة ، تنظيم سفريات الرئيس ، وأخيراً القيام بما يكلفه به الرئيس من أعمال
أخرى تتعلق بصلب عمل المنظمة.
منتديات ستار تايمز
أهمية السكرتارية
مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:
التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً. خصائص السكرتارية
تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:
الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية. منتديات ستار تايمز. حسن التصرف، واللباقة في التعامل. التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل. القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية. التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم. وظائف السكرتارية
تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:
متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
المراجع
1-
ثانياً - تعريفها:
هي تلك الوظيفة التي
تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات
فنية أو مكتبية حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي
أقل وقت وبأدنى تكلفة. وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات
الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ،
فإذا توقف القلب و عجز عن أداء مهمته ، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه
الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية. أنواع السكرتارية: جرى العرف على تقسيم السكرتارية إلى ثلاثة أنواع وفقاً لمجالات عمقها وذلك علة النحو التالي:
وهي إدارة أو قسم هام
في أي منظمة أو منشأة تتولى إنجاز كافة الأعمال المكتبية على مستوى المنطمة ككل
مثل أعمال البريد – النسخ – التصوير – المحفوظات – الإستعلامات – ترتيب المكاتب
وتأثيثها – مراقبة الحضور والإنصراف – صيانة الآلات المكتبية ومتابعة أعمال
إصلاحها – وأعمال السنترال – وتوفير إحتياجات المنظمة من أدوات نظافة و إطفاء
ومستلزمات الأمن الداخلي والخارجي للمبنى – ووضع اللافتات الإرشادية في أماكنها
الضرورية.
لا ننصحك أبدا بتوجيه أي اتهام له، بل اجعل رسالة هادئة فهي قد تفي بالغرض لتجعله يجيبك ويعتذر أو يوضح لك سبب عدم رده عليك في البداية. في حال لم يجبك على الرغم من ذلك، فاعلم بأنك تتعامل مع شخص متشبح يتعمد عدم الرد عليك. من يتجاهل رسائلك - الطير الأبابيل. المعاملة بالمثل
لا شك بأن هذا الشخص الذي يجاهلك مقرب منك، سواء كان حبيبا أو شخصا معجبا به أو من الأقارب أو صديقا مقربا، لهذا أنت تشعر بالسوء وربما الغضب بسبب تصرفه وإلا فإنك لن تهتم أبدا لتجاهله وعدم رده عليك. على الأغلب أنه يعرف تصرفاتك وصفاتك وشخصيتك، لهذا من الجيد أن تخالف توقعاته لبعض الوقت وتعامله بالمثل. توقف عن إرسال أي رسالة له حتى لو استمر في تجاهلك، فعندما سيلاحظ بأنك لم تعد لإرسال أي شيء فقد يجدك بأنك استمررت في حياتك بشكل طبيعي وهذا ما يجعله يرغب في التواصل معك مرة أخرى، ومن يدري، ربما يوضح لك الأسباب التي جعلته يختفي فجأة. خالف توقعاته
هناك من يفقد الاهتمام بالتواصل فيُقدم على التجاهل وعدم الرد والاختفاء فجأة، وقد يتوقع بأنك ستكتئب وتحزن وتشعر بالسوء بسبب تجاهله لك، لهذا سيكون من الجيد أن تخالف توقعاته وتظهر بأفضل صورة ممكنة، أي أكمل حياتك بشكل طبيعي وأظهر طاقاتك والفت انتباهه من جديد، فهذا قد يدفعه للتحدث إليك من جديد.
من يتجاهل رسائلك - الطير الأبابيل
مع وجود الكثير من الخيارات حول كيفية الاتصال بشخص ما - تعتبر النصوص، WhatsApp، Instagram، Facebook messenger، Twitter DM، Snapchat – الأكثر شيوعاً حيث يمكن أن يكون الأمر مزعجًا للغاية عندما لا يستجيب شخص ما لك. يمكنهم الإعجاب بصور Instagram ومنشورات Facebook، لكن يبدو أنهم لا يستطيعون استحضار الطاقة لإرسال رسائل إليك. لكن ربما ليس من الطبيعي أن نكون تحت رعاية بعضنا البعض والاتصال على مدار 24 ساعة في اليوم. الناس مشغولون. لدينا الكثير في العمل، ويشعر البعض منا أننا بحاجة إلى مساعد شخصي لمواكبة حياتنا الاجتماعية الخاصة. وفقًا لعالمة النفس بيربيتوا نيو، لدينا الكثير من القلق عندما ننتظر الرد من شخص نحبه لأننا نعلق كثيرًا على النتيجة. وأضافت نيو: «عندما نضع الكثير في هذه النتيجة، من الجيد أن تخطط لمستقبلك، ولكن عندما تخطط مع شخص آخر، لن يكون الأمر بهذه البساطة أبدًا. بدلاً من التفكير فيما لديك في حياتك الآن، فأنت تفكر فيما يحدث إذا لم يكن هذا الشخص سيجيب علي رسائلك»
التجاهل المتبادل: عندما يصدر التجاهل من شخصٍ مهمّ، فهو في الغالب يتوقّع ردّة فعلٍ من الشخص الذي يتجاهله، كأن يستمرّ بالتواصل معه رغم تجاهله له، ولكن إذا قوبل التجاهل بالتجاهل، فإنّ المتجاهل سيستغرب ردّة الفعل غير المتوقعة، وسيبادر بالتواصل.
ومن ناحية أخرى من الممكن أن نكون أخطأت بحق أحدهم بفعل معين أو كلام دون أن تكون قاصد فتجد التجاهل وعدم الرد نوع من العقاب أو لفت النظر لفعلك الغير المقصود. من هنا يجب أن تخلق لديك ثقافة الاعتذار والتراجع عن الخطأ الغير مقصود خاصة مع من هم أكبر سنا مثل أهلنا أو معلمينا أو أحد الأقارب طبعا للاحترام وفارق السن الموجود بيننا وحاجتهم للمعاملة الخاصة من قبلنا. كيف تتعامل مع شخص يتجاهلك على الشات
هناك عدة أساليب تساعدنا في التعامل مع أساليب التجاهل وهي تعد من الأساليب الرائعة والفعالة ومنها:
تقدير الآخرين
مرور الأشخاص بحالة نفسية صعبة تتطلب منهم البقاء لوحدهم دون التعاطي أو التحدث مع أحد وحاجاتهم للمساحة الخاصة بهم لذلك من المهم تقدير وضعهم وتركهم بحريتهم الشخصية من دون لوم أو عتاب وتطفل، فقط نطمئن ونسى ما حصل فيما بعد. النية الطيبة
تقديم الأعذار للشخص المتجاهل وأن يمكن أن يكون عدم رده بسبب عطل تقني أو غير قادر على الرد بسبب انشغاله بعمله أو مع العائلة أو أنه يقود السيارة أو لربما هاتفه بيد شخص يتلصلص على الشات ويمحي كل ما يصله. التخلي عن اليأس
المحاولة في مكالمته أكثر من مرة بقدر المحبة التي تكنها له وبقدر الشعور بالذنب من فعل ما تجاهه وأي مشاعر غير محددة تجاه هذا الشخص لا تقدم أية تنازلات.