مفهوم السكرتارية ما هو مفهوم السكرتارية؟ ما هي مهام وظيفة السكرتارية؟ السكرتارية تحتاج لمواصفات خاصة مفهوم السكرتارية السكرتارية جزء مهم من بيئة العمل، فلا تظن السكرتير هو الموظف الذي يقوم بتنظيم مواعيد المدير أو رئيس العمل، بل مفهوم السكرتارية ومهامها أعمق من هذا العمل البسيط بمراحل كبيرة، فما هو مفهوم السكرتارية؟ هذا ما نلقي عليه الضوء خلال السطور القليلة القادمة. سكرتير – وظائف تنقيب. ما هو مفهوم السكرتارية؟ السكرتارية هي مجموعة من المهام الوظيفية التي تهدف لمساعدة الإدارة داخل المؤسسة او الشركة، وتزويد الإدارة بكل ما يلزمها من معلومات تهمك في بيئة العمل وتنظيم البيانات التي تساهم في قوة بيئة العمل ودعمها، وتنظيم الاعمال المتراكمة وغيرها من المهام. لذلك تعتبر وظيفة السكرتارية من الوظائف الإدارية التي ظهرت بعد تطوّر بيئة العمل، حيث ظهرت السكرتارية بعدما ظهرت الثورة الصناعية وزادت من مجالات العمل المختلفة وجعلتها أكثر تعقيداً وعمقاً، لذلك ظهرت العديد من المهام الإضافية للسكرتارية. ويمكنك عزيزي القاريء أن تتخيل أن الوسائل التكنولوجية الحديثة كان لها الفضل في زيادة مهام السكرتارية ، من حيث تزويد الإدارة بكافة المعلومات والبيانات، وتخزينها وتنظيمها، وغيرها من المهام التي نتعرف عليها بعد قليل.
- 5 معلومات يجب أن تعرفها عن مهنة السكرتارية
- مهام السكرتارية التنفيذية - مجلة رجيم
- سكرتير – وظائف تنقيب
- ماهى مهام السكرتيره التنفيذية؟
- ما هو مفهوم السكرتارية.. وظيفة لها 5 مهام رئيسية في كل مؤسسة
- مزايا التعليم عن بعد في زمن الكورونا
- مزايا التعليم عن بعد البليده 2
- مزايا التعليم عن بعد جامعه المديه
- مزايا التعليم عن بعد
5 معلومات يجب أن تعرفها عن مهنة السكرتارية
مفهوم السكرتارية من المفاهيم الرئيسية والهامة في بيئة العمل، فهي من الأدوار التي لها مكانة مميزة في جميع المؤسسات وخاصة في الوقت الحالي نظرًا لزيادة مهام الرؤساء وكثرة الضغوط عليهم، فهي تساعدهم وتخفف الدور عنهم؛ لذا فهي تعد بمثابة حجر الزاوية في العمل، وللتعرف أكثر عن ماهيتها وأدوراها وخصائصها. تعريف مفهوم السكرتارية
يمكن تعرفيها بأنها مجموعة من المهام الوظيفية التي تسهل العمل على الرؤساء وتساعدهم في أداء المهام المختلفة. وبتوضيح كلمة سكرتارية تفصيليًا وجد أنها وتعني السر حيث أن سكرتارية معربة من الكلمة الأصلية Secret اشتقت من Secretary:
وذلك يشير إلى أهمية هذه الوظيفة فتكمن في:
توفير الخدمات التي تساعد الرؤساء في بيئة العمل. تنظيم كل الأعمال وحفظ كافة المعلومات السرية. ماهى مهام السكرتيره التنفيذية؟. التنسيق والربط بين الأعمال. متابعة كافة الوثائق والمستندات. مفهوم السكرتارية التنفيذية
مفهوم السكرتارية
تعرف على: صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي
السكرتارية التنفيذية هي أساس الوظائف الإدارية؛ لذلك فهي تعتبر الأٌقرب لأصحاب الأعمال فهي تعمل على أداء معظم المهام مثل إدارة الأنشطة والأعمال التجارية والدعم الإداري للمستويات العليا ويعتبر من أبرز مهامها أيضًا:
إعدادهم للتقارير عن طريق القيام بإعداد الخطابات والبيانات وتنظيم الإجتماعات والمواعيد.
مهام السكرتارية التنفيذية - مجلة رجيم
وتتناول البرنامج التدريبي ، مهام الدعم الإداري من منظور يحقق غرض تطوير القدرات المركزية المطلوبة لموظف الدعم الإداري الذي يعمل مع مدير واحد أو ذلك الذي يعمل في إدارة.
سكرتير – وظائف تنقيب
تجهيز وإعداد المراسلات: يقوم السكرتير التنفيذي في تحرير الموضوع وطباعته، وإطلاع المدير عليه لمراجعته ثم العمل على توقيعه، ليتم إعطاء صادر للكتاب، ومن ثم تصوير الكتاب الموقع ومرفقاته لأكثر من نسخه حسب الجهات الموجّه إليها، كما ويقوم السكرتير بتصميم وتجهيز النماذج الرسمية الخاصة بالعمل مثل طلبات الإجازات والمغادرات، والمذكرات الداخلية، والتقارير اليومية والشهرية. الاهتمام بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات المدير: العمل على تسجيل أسماء الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير وأرقام هواتفهم، ومن ثم عرضها على المدير لترتيب الأوقات المناسبة لتلك الزيارات، وتجهيز المعلومات المطلوبة حول موضوع الزيارة ليقوم المدير بالرد على أية استفسارات وأسئلة تُوجّه له، واستقبال الضيوف والترحاب بهم. متابعة تنظيم وترتيب الاجتماعات التي يعقدها المدير: متابعة تجهيز غرفة الاجتماعات إذا كان الاجتماع في مقر العمل أو حجز قاعة اجتماعات في أحد الفنادق والنقابات المهنية، ويتابع السكرتير عملية توجيه الدعوة للمشاركين للحضور إلى الاجتماع في المكان والموعد المحدد، ليكون السكرتير في استقبال المدعوين للاجتماع، ويجلس على يمين المدير، وذلك ليقوم بتدوين محضر الاجتماع وملاحظات المدير والبنود المتفق عليها والتي تم مناقشتها، والحلول التي توصلوا للاتفاق عليها، ليتم إضافة أسماء أعضاء الاجتماع وتوقيعهم على محضر الاجتماع واستلام كل عضو نسخة موقعة من الاجتماع.
ماهى مهام السكرتيره التنفيذية؟
القدرة على إستخدام اللغة السليمة، والنقاش باسلوب بسيط وواعي. الأمانة والصدق في التعامل وحفظ المعلومات والأسرار. الذكاء وسرعة البديهة. أن تمتلك فن التعامل مع الناس والأعمال مع المشكلات. أن تتسم بحسن المظهر، فهو يعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل حيث أنها أول من تظهر على الزوار، فلابد من أخذ إنطباع جيد. القدرة على تنسيق وترتيب جميع المهام بصورة جيدة وفعالة. التحلي بالحكمة والصبر ويحتاج ذلك إلى عدم التسرع في الأمور بل إستعمال العقل والتفكير الواعي المنظم. القدرة على تحمل ضغوطات العمل والتعامل معها بذكاء. النشاط والحيوية والدوام على العمل. إحترام الآخرين بمختلف أنواعهم. الثقة بالنفس والقدرة على التواصل مع الآخرين. تميزها بمهارات معينة تساعدها على إنجاز الأعمال بسهولة ويسر. تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه، فالسكرتارية لها تخصصات مختلفة فقد تكون قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية أو طبية. قد يهمك أيضًا: تعريف ادارة الاعمال وأشهر 7 أنواع لإدارة الأعمال
وفي هذا المقال قد وضحنا لكم مفهوم السكرتارية وأهميتها ومهامها في الشركة والمؤسسات، وأهمية التحلي بصفات حسنة والسلوكيات السليمة والفكر الواعي المخطط جيدًا حتى تستطيع إنجاز الأعمال ورفع كفاءة المؤسسة والتقدم بها للأمام وبالتالي رفع عجلة الإنتاج.
ما هو مفهوم السكرتارية.. وظيفة لها 5 مهام رئيسية في كل مؤسسة
تعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والجوهرية في الهيكل الإداري للشركات والمؤسسات، ويسمى الشخص الذي يقوم بمساعدة المدير في أداء ومتابعة وتنظيم العمل بـ (السكرتير أو السكرتيرة)، ومن متطلبات القيام بهذه الوظيفة أن يكون السكرتير حاصلاً على شهادة دراسية أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية، وذلك للقيام بالأعمال المكتبية بدقة وتركيز في الإنجاز، ويهتم السكرتير في تسجيل المعلومات، وكتم أسرار المدير والعمل، وفي متابعة إنجاز الأعمال الإدارية والمكتبية بشكل منظم ودقيق، مما يساهم في تقدم سير العمل وتوفير الوقت والجهد في الإنتاج، وسنقدم مهام السكرتارية التنفيذية خلال هذا المقال. واجبات السكرتير التنفيذي: الأعمال البريدية من استلام البريد اليومي وفرزه، والعمل على أخذ صور من البريد، ومن ثم عرضه على المدير المسؤول، ليقوم المدير بتوجيه البريد للموظفين وتوزيعه عليهم حسب اختصاص كل واحد منهم، والقيام بحفظ البريد، وتسجيل البريد الوارد والصادر. العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية: يهتم السكرتير التنفيذي في القيام بإعداد دليل يدّون به العناوين والهواتف الخاصة بالعمل من الشركات والعملاء، ويتابع الاتصالات الهاتفية التي ترد للمكتب، والتعرف على الجهة المتصلة والسؤال عن الغاية من الاتصال لتقديم الخدمة للمتصل، وفي حال كان الاتصال للمدير يقوم السكرتير بتحويل الاتصال إلى المدير أو إلى الموظف المختص، وفي حال قدوم مكالمات هاتفية خلال غياب المدير، على السكرتير تدوين تلك الاتصالات سواء من المتصل والموضوع، وأخذ الملاحظات اللازمة لاطلاع المدير عليها حال حضوره عليها.
كيف ومتى بدأت مهنة السكرتارية؟ المهارات التي تحتاجها مهنة السكرتارية لماذا يحتاج العمل إلى وجود "سكرتارية" المهام الأساسية لطاقم السكرتارية كيف ومتى بدأت مهنة السكرتارية؟ قد يظن البعض أن الإلتحاق بمجال عمل مثل مجال " السكرتارية " أمراً سهلاً، وأنه عمل لا يحتاج إلى مهارات شخصية وعلمية كبيرة، وقد يقلل البعض من أهميته، ربما يأتي ذلك من عدم معرفة ماهية المهنة ومتطلباتها، وهذا ما سنقوم به في هذا المقال.. لكن دعونا فى البداية نُلقي نظرة على تاريخ بداية هذه المهنة. بدأت مهنة "السكرتارية" مع بداية الثورة الصناعية في أوروبا، حيث ظهرت الحاجة إلي أشخاص لهم القدرة على القراءة والكتابة للقيام بنقل وإدارة المعلومات، ولكن كان الشرط الأساسي الواجب توافره فيهم هو حفظ تلك المعلومات بكل سرية ومصداقية. لذا نجد أن كلمة "سكرتارية" هى كلمة مُعربة أصلها في اللغة الإنجليزية "secret" والتي تعني السر، لذا بدأت أهمية هذه المهنة من هذا المنطلق وهو إدارة المعلومات ونقلها بسرية تامة. المهارات التي تحتاجها مهنة السكرتارية أما الآن فإن معرفة القراءة والكتابة والإتصاف بالمصداقية ليست فقط المهارات المطلوب توافرها في الأشخاص الراغبين في الحصول على تلك المهنة، فكل الشركات الآن تتعامل بأنظمة إدارية دقيقة وتعتمد على أنظمة التكنولوجيا والذكاء الإصطناعي في نقل بياناتها، لذلك لابد أن تتوافر في أفراد السكرتارية الشروط الآتية:- القدرة على التعامل مع أنظمة الحاسب الآلي وكل التطورات التي تلحق بها.
[٣]
إمكانية التعلم بالسرعة المناسبة: القدرات الإدراكية لدى المتعلمين تختلف من شخص لآخر، فبعضهم يحتاج إلى وقت أطول لاستيعاب المعلومة، والبعض الآخر يستوعبها من أول مرة، فيتيح لك التعلم عن بعد حرية اختيار الشخص بالسرعة التعلمية التي تناسبك وتتكيف مع قدراتك؛ وذلك بسبب توفير دورات ودروس تعليمية مسجلة مسبقًا، والتي تمكّنك من تحديد كمية المعلومات التي تريد أن تتلقاها يوميًا. [٣]
الاعتراف بشهادة التعلم عن بعد في العمل: لطالما كان التعلم عن بعد غير معترف به في مجال الوظائف، لكن من الوقت أصبحت المؤسسات والمدراء في العمل يشجعون الموظفين على متابعة التعلم عن بعد إلى جانب عملهم حتى يتمكن الموظف من تطوير مهاراته وخبراته في مجال عمله، الأمر الذي سينعكس إيجابيًا على المؤسسة أو الشركة. [٣]
سلبيات التعلم عن بُعد
إلى جانب المزايات التي يتمتع بها نظام التعلم عن بعد فإنه لا يخلو من السلبيات، منها: [٤]
صعوبة التحفّز: يعاني بعض المتعلمين من صعوبة البقاء متحفزين للتعلم بسبب عدم وجود ضوابط؛ كتسجيل الحضور والغياب، أو عدم تحديد أوقات الفصل الدراسي وغيرها، إذ يمكن أن يواجههم الملل والاضطرار لإعادة الدروس أكثر من مرة بسبب نسيانهم لها.
مزايا التعليم عن بعد في زمن الكورونا
أهمية التعليم في حياة الإنسان
القضاء على الفقر في المجتمع
يساهم التعليم في الاندماج الاجتماعي ويعتبر من أهم ركائز حل مشاكل الفقر. وتحقيق التنمية المستدامة في أي مكان، ولكن لا ينبغي أن يتحقق ذلك من خلال أي تعليم. بل على العكس يجب أن يكون التعليم هو أفضل أداء واستمرارية لجميع أفراد المجتمع. يجب أيضًا تمكين المتعلمين للابتكار والتحلي بالمسؤولية والقيادة والتعاون، بشكل عام. من خلال تحسين العملية التعليمية وجعلها حقًا لجميع الناس دون أي تمييز أو تحيز، يمكن تقليل التأثير السلبي للفقر على المجتمع. مزايا التعليم عن بعد البليده 2. تحقيق التقدم
هناك ارتباط وثيق بين التعليم وتحقيق التقدم الاجتماعي والاقتصادي والاجتماعي. بالإضافة إلى مواكبة التكنولوجيا وأجهزة الكمبيوتر والمهارات الأخرى. يجب أن يشمل هذا التعليم أيضًا تطوير جميع المهارات اللازمة للطلاب. تكوين الشخصية
تكوين الشخصية والمعتقدات الشخصية تحكمها جوانب عديدة أهمها التعليم سواء في المدرسة أو الكلية أو الجامعة. للثقافة والدين عادات وتقاليد تؤثر على ذلك، لكن التعليم يلعب دورًا أكبر. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن التعليم يبني بوضوح الثقة في الفرد، لأنه يجعل الشخص أكثر ثقة بنفسه وقدراته.
مزايا التعليم عن بعد البليده 2
إن عملية التعلم عن بعد تساعد على تنمية مجموعة من المهارات للطلبة كمهارات التعلم الذاتي ومهارة التعلم لأجل المستقبل، ومجموعة من المهارات الشخصية لدى الطلبة. يعمل التعلم عن بعد على تسهيل آلية الاتصال والتواصل مع كافة الطلبة والمعنيين بعملية تعليمهم. العمل على إنشاء قاعدة بيانات تعليمية تتوافق مع التطور والتقدم العالمي الهائل في مجال التعليم. تساعد سياسة التعلم عن بعد في التحضير والجاهزية للمستقبل في مجال الرقمنة في عملية التعلم، والذي بدوره يساعد في التصدي للأزمات باستخدام الذكاء الرقمي. نصائح لتطوير عملية التعلم عن بعد
لقد قدم المختصون والخبراء في مجال التعليم مجموعة من النصائح للمتعلمين لاتباعها عند السير في مجال التعلم عن بعد، ومن أهم وأبرز النصائح التي تساعد على إنجاح وتطوير عملية التعلم عن بعد ما يأتي:
يتوجب على المتعلم أن يدرس مقارنة بين التعلم عن بعد والتعلم التقليدي ومعرفة مدى إدراكه لضبط وقته ومستوى حاجته إلى هذا النوع من أنواع التعليم، وكذلك يتوجب على المتعلم أن يعرف مدى استفادته من أسلوب التعلم عن بعد. مزايا التعلم عبر الإنترنت والتعليم عن بعد – e3arabi – إي عربي. يتوجب على المتعلم أن يقوم بالبحث بشكل جيد عن مؤسسة تعليمية معتمدة، وذلك لحميته وتجنبه الوقع في المعاهد الاحتيالية وكذلك الجامعات الوهمية المتواجدة بكثرة عبر الإنترنت، فينصح المتعلم أن يجمع المعلومات الكافية حول المؤسسة التعليمية التي يضمن من خلالها الحصول على شهادة معترف بها لسلوكه في طريق التعلم عن بعد.
مزايا التعليم عن بعد جامعه المديه
يمكن التواصل مع المدرس بشكل مباشر ومناقشته وطرح الأفكار والآراء المختلفة والمتنوعة ومناقشتها والتركيز على المهم منها، مما يعزز من تطوير مهارة حل المشكلات لدى الفرد، ويزيد من فرص الإنتاج والإبداع. سلبيات التعلم عن بعد
أما سلبيات التعلم عن بعد فتقتصر على انخفاض التفاعل بين الطلاب بعضهم البعض، وفقدان الجو العام للمحاضرات، وتفضيل بعض الطلاب المحاضرات التقليدية، كما قد يجد البعض صعوبة في التعلم الذاتي، غير أن هناك أشخاص لا تتوفر لديهم الإمكانيات والدعم اللازمة للحصول على هذا النوع من التعليم. [٢]
شروط نجاح التعليم عن بعد
تجدر الإشارة إلى أن هناك بعض الشروط التي يجب أن تتحقق من أجل نجاح التعلم عن بعد، والتي تؤثر بشكل مباشر على إثراء العملية التعليمية، ويمكن تلخيص شروط نجاح التعليم عن بعد كما يأتي: [٣]
أن يكون النظام التعليمي المستخدم سهل الاستخدام. ان يكون المعلم ذو كفاءة عالية وعلم باستراتيجيات التدريس الفعال. توافق وانسجام الطلاب مع أسلوب المعلم. وجود دافع ورغبة لدى الطالب للتعلم. ما هي فوائد وسلبيات التعليم عن بعد – عرب اورج. وضوح خصائص نظام التعلم عن بعد والتي تميزه عن التعلم التقليدي. المراجع [+] ↑ "تعليم عن بعد" ، ، اطّلع عليه بتاريخ 06-05-2020.
مزايا التعليم عن بعد
لغة الجسد الافتراضية وأهميتها للفرق العاملة عن بعد
ختاما، بعد أن تعرفنا إلى إيجابيات وسلبيات التعليم عن بعد، لا شك أن التعلم عن بعد له العديد من المميزات في هذا العصر، وبجانبها يوجد الكثير من السلبيات أو المتطلبات، لكنه سيبقى هو الأكثر نجاحاً في عصرنا، خاصة في ظل جائحة كورونا، ومن المهم أن يكون لديك مهارات جيدة في إدارة الوقت، إذ يمكن للطلاب جني أقصى قدر من الفوائد من التعلم عن بعد فقط إذا كانت لديهم مهارات أفضل في إدارة الوقت. المصادر:
1
مميزات التعليم عن بعد
انتشر التعليم عن بعد في الآونة الأخيرة ومنذ ظهور جائحة كورونا، حيث أنه كان من الأفضل أن يتابع الطلاب دراساتهم، ولكن دون اختلاط، ودون تكدس الطلاب الذي يحدث في العديد من المدارس والجامعات. وبالتالي كان من رأي الدولة أن تقوم بمساعدة الطلاب بشكل كبير في ذلك حرصاً على سلامة الطلاب، والمعلمين، ولعدم انتشار الفيروس، وعدم التسبب في إيذاء أي شخص، ولعدم انتشار المرض بشكل أكبر. ولقد أصابت الدولة في اتخاذ القرار، وأحسنت الاختيار، حيث أن الكثير من الطلاب يجدون بعض المشقة في الوصول إلى أماكن دراستهم، فيوجد بعض الطلاب يقيمون في بلاد غير بلادهم بسبب الدراسة. وكذلك نجد أن هناك الكثير من الطلاب لا يقطنون بالقرب من أماكن دراستهم، وبالتالي فكان الذهاب إلى الجامعة أو المدرسة يستنزف الكثير من الوقت والمجهود، إضافة إلى المصروفات الزائدة لذلك. ولكن قد تم تقنين ذلك كله، إضافة إلى جعل الطلاب يتابعون دروسهم عبر الإنترنت، وفي الموقع أو البرنامج الذي يقومون بالاتفاق عليه، وبالتالي فإن ذلك سهل الكثير من الصعوبات التي كان يعاني منها الكثيرون. مزايا التعليم عن بعد جامعه المديه. نجد أن هناك الكثيرين ممن يحرصون على الاستمرار في التعليم بهذا الشكل، حيث أنه يوفر الجهد، ويوفر الوقت، كما أنه يمكن للطلاب أن يشاركوا في الاجتماعات الدراسية مع المعلم الخاص بهم.